Digitalisierungsprojekte folgen meist einem vertrauten Muster. Es gibt einen Projektplan, einen Starttermin und den Moment, in dem das neue System live geht. Danach gilt das Projekt als abgeschlossen. Die E-Rechnung zeigt besonders deutlich, warum Change Management in der Digitalisierung an diesem Punkt nicht enden darf. Die Technik ist eingeführt, doch die eigentliche Veränderung findet erst danach statt: in den Routinen der Mitarbeitenden, in der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und in Anforderungen, die sich laufend weiterentwickeln.

Wenn das System läuft, beginnt die eigentliche Umstellung

Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 und 2028 folgt schrittweise die Pflicht zum Versand. Viele Unternehmen haben die technische Seite inzwischen gelöst. Rechnungen kommen in strukturierten Formaten an, werden validiert und an das ERP-System übergeben.

Was dabei leicht übersehen wird: Ein neues System verändert nicht automatisch die Art, wie Menschen arbeiten. Wenn Mitarbeitende weiterhin nach den gewohnten Abläufen vorgehen, entstehen Parallelwelten. Rechnungen werden ausgedruckt, Prüfschritte doppelt erledigt oder Sonderfälle per E-Mail geklärt, statt im System. Die Automatisierung ist vorhanden, wird aber nur teilweise genutzt.

Wie sich der Prozess der Rechnungsprüfung verändert

Am deutlichsten zeigt sich der Wandel in der Rechnungsprüfung. Früher stand ein Dokument im Mittelpunkt. Eine Rechnung wurde geöffnet, gelesen und Position für Position mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen. Bei der E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das maßgebliche Original, die lesbare Darstellung ist nur noch eine Ansicht davon.

Damit verschiebt sich die Aufgabe. Die Prüfung der Standardfälle übernimmt zunehmend das System. Mitarbeitende kümmern sich vor allem um Ausnahmen: Eine Validierung meldet ein fehlendes Pflichtfeld, eine Steuerangabe passt nicht zu den Stammdaten oder ein Bestellbezug lässt sich nicht zuordnen. Jede dieser Meldungen muss geprüft werden. Entspricht die Rechnung nicht den gesetzlichen Vorgaben, muss der Rechnungssteller sie berichtigen.

Für viele Mitarbeitende ist das neu, denn Systemmeldungen sind technischer als ein Blick auf eine PDF-Rechnung. Ohne klare Abläufe, wer welche Meldung wie bearbeitet, werden gleiche Fälle unterschiedlich behandelt. Das führt zu Nacharbeit und im ungünstigen Fall zu steuerlichen Risiken oder Konflikten mit Lieferanten.

Eine Rechnung, viele Beteiligte

Die E-Rechnung betrifft nicht nur die Buchhaltung. Die IT betreibt Schnittstellen und Übertragungswege, die Steuerabteilung bewertet rechtliche Anforderungen, der Einkauf pflegt Bestellungen und Lieferantenbeziehungen, und die Stammdatenpflege entscheidet darüber, ob Rechnungen automatisch zugeordnet werden können. Im Rechnungsausgang kommen Vertrieb und Kundenservice hinzu, wenn Kunden Rechnungen ablehnen oder Korrekturen anfordern.

Probleme entstehen selten innerhalb einer Abteilung, sondern an den Übergaben dazwischen. Eine fehlerhafte Adresse in den Stammdaten fällt erst in der Buchhaltung auf. Eine neue Kundenanforderung landet im Vertrieb, betrifft aber die IT. Wenn niemand für den Gesamtprozess verantwortlich ist, werden solche Lücken nicht geschlossen, sondern umgangen.

Was Teams nach dem Go-live brauchen

Erfolgreiches Change Management setzt deshalb nach der Einführung an mehreren Stellen an. Zunächst braucht es eine klare Verantwortung für den Prozess über das Projektende hinaus. Eine Person oder ein kleines Team sollte den Überblick behalten, Fragen bündeln und Entscheidungen herbeiführen, wenn mehrere Abteilungen betroffen sind.

Ebenso wichtig sind verbindliche Prüfregeln. Welche Fehler blockieren eine Buchung, welche lassen sich korrigieren, und wann wird eine Rechnung abgelehnt? Diese Fragen sollten Buchhaltung, Steuer und Fachbereiche gemeinsam beantworten und schriftlich festhalten, damit alle nach denselben Maßstäben arbeiten.

Schulungen gehören nicht nur an den Anfang. Mitarbeitende, die bisher Belege geprüft haben, brauchen Unterstützung beim Umgang mit strukturierten Daten und Systemmeldungen, und zwar auch dann, wenn sich Regeln oder Formate später ändern. Hilfreich sind außerdem regelmäßige Rückmeldungen in den ersten Monaten nach dem Go-live. Wo entstehen Rückfragen, wo werden Umwege genutzt, welche Fehler treten immer wieder auf? Kennzahlen wie der Anteil automatisch verarbeiteter Rechnungen zeigen, ob die Umstellung im Alltag ankommt.

Schließlich sollten Lieferanten und Kunden frühzeitig eingebunden werden. Viele Fehler entstehen auf der Gegenseite, und eine kurze Abstimmung zu Formaten und Pflichtangaben erspart später zahlreiche Einzelklärungen.

Change Management in der Digitalisierung als Dauerzustand

Selbst wenn sich die Teams an die neuen Abläufe gewöhnt haben, bleibt die E-Rechnung in Bewegung. Gesetzgeber und Finanzverwaltung präzisieren Vorgaben, Normen und Formate erhalten neue Versionen, Netzwerke ändern ihre Anforderungen, und Geschäftspartner stellen eigene Erwartungen. Für Unternehmen mit internationalen Beziehungen kommen die Regeln weiterer Länder hinzu.

Jede dieser Änderungen trifft wieder auf Prozesse und Menschen. Unternehmen, die Change Management als abgeschlossene Projektphase betrachten, müssen bei jeder Neuerung von vorn beginnen. Wer es dagegen als laufende Aufgabe versteht, kann Änderungen in einem festen Ablauf behandeln: frühzeitig erkennen, die Auswirkungen auf die eigenen Prozesse einschätzen, Anpassungen umsetzen, sie vor dem Einsatz prüfen und die betroffenen Teams informieren. So wird aus jeder Neuerung ein planbarer Schritt statt einer Störung.

Wie SGH Unternehmen begleitet

SGH unterstützt Unternehmen als Dienstleister bei der digitalen Rechnungsverarbeitung. Mit ivi übernehmen wir die technische Seite der E-Rechnung, von den Formaten ZUGFeRD und XRechnung bis zur Anbindung an Peppol und TRAFFIQX, und setzen Änderungen an Standards fortlaufend um. So können sich Ihre Teams auf die organisatorische Seite der Veränderung konzentrieren.

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