E-Rechnungen versenden und Anforderungen sicher erfüllen

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend eingeführt worden. In den Übergangsfristen bis Ende 2026 dürfen Unternehmen in vielen Fällen weiterhin Papierrechnungen und unter bestimmten Voraussetzungen auch PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt und keine strukturierten Formate verlangt. Langfristig wird jedoch der strukturierte elektronische Rechnungsversand zum Standard.

Wichtig ist dabei die Unterscheidung: Nicht jede digitale Rechnung ist automatisch eine E-Rechnung. Als E-Rechnung gelten Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. PDFs zählen grundsätzlich zu den sonstigen Rechnungen.

Für Unternehmen kommt es deshalb nicht nur darauf an, Rechnungen digital zu erstellen, sondern Empfängeranforderungen, zulässige Formate, Übergangsfristen und Ausnahmen zuverlässig abzubilden. Genau hier schafft ein automatisierter E-Rechnungsversand die nötige Sicherheit und Effizienz im Prozess.

Warum E-Rechnung erstellen und elektronisch versenden?

Rein manuelle PDF-Prozesse wirken auf den ersten Blick einfach. In der Summe kosten sie jedoch Zeit, Geld und Nerven. Häufig entstehen Verzögerungen, weil Formate nicht passen, Daten nacherfasst werden müssen oder Empfänger Rückfragen stellen.

Ein automatisierter E-Rechnungs-Versand bringt Ihnen deshalb klare Vorteile:

  • Schnellere Zahlungseingänge: durch kürzere Durchlaufzeiten und verlässlichere Zustellung
  • Weniger Fehler: durch Validierung strukturierter Daten und weniger manuelle Eingriffe
  • Weniger manuelle Arbeit: durch automatische Konvertierung und Versand ohne Einzelschritte
  • Mehr Transparenz: dank Statusinformationen und Eingangs-/Zustellbestätigungen

Das Ergebnis ist ein Rechnungsversand, der nicht von Sonderfällen lebt, sondern sie sauber auffängt, ohne dass Ihr Team für jeden Empfänger „anders arbeiten“ muss.

E-Rechnung erstellen: So läuft der Prozess

Damit Rechnungsversand im Alltag zuverlässig funktioniert, braucht es einen klaren Ablauf. Entscheidend ist: Sie müssen Ihre bestehende Rechnungslogik nicht neu erfinden. Der Prozess bleibt für Ihr Team einfach, während im Hintergrund Format- und Versandanforderungen automatisch bedient werden.

1. Ausgangsformat bleibt, wie es ist

Ob Ihr Ausgangspunkt heute eine Rechnung aus dem ERP ist, ein PDF, ein internes Layout oder ein anderes Datenformat: Sie ersetzen Ihre bestehende Anwendung nicht. Stattdessen übernimmt unsere Plattform die Formatlogik und sorgt dafür, dass aus Ihrem Ausgang die passende elektronische Rechnung entsteht.

2. Automatische Konvertierung ins Wunschformat des Empfängers

Sie erstellen die Rechnung einmal und wir wandeln sie automatisch in das benötigte Standardformat um. Typische Szenarien sind:

  • XRechnung erstellen (XML)
  • ZUGFeRD Rechnung erstellen (PDF + eingebettete XML)
  • sowie weitere strukturierte Formate, abhängig von der Empfängeranforderung

Damit erfüllen Sie Formatvorgaben konsistent, auch wenn sich Anforderungen je Kunde unterscheiden oder sich im Zeitverlauf verändern.

3. Versand über den passenden Übertragungskanal

Je nach Empfänger und Branche erfolgt der Versand über den richtigen Kanal. Dazu zählen zum Beispiel:

  • Peppol
  • E-Mail (je nach Empfängervorgabe)
  • EDI / Netzwerkwege

Wichtig ist dabei nicht der Kanal an sich, sondern dass der Versandprozess für Sie standardisiert bleibt. Unabhängig davon, wie Ihr Kunde die Rechnung erhalten möchte.

4. Status, Nachweise, Transparenz

Nach dem Versand ist vor dem Zahlungseingang: Für Debitorenprozesse ist es entscheidend, den Überblick zu behalten. Deshalb sehen Sie, wann Rechnungen zugestellt und verarbeitet wurden. Das reduziert Nachfragen, beschleunigt Klärungen und schafft Verlässlichkeit im Forderungsmanagement.

Formate und Standards:
XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, EDI

Im deutschen Umfeld sind Format- und Transportanforderungen häufig der Kern des Problems: Sie wollen korrekt fakturieren, aber Empfänger erwarten bestimmte Standards. SGH unterstützt die gängigen Formate und Wege, die im Alltag immer wieder auftreten.

  • XRechnung
    Sie können eine XRechnung erstellen, selbst wenn Ihr Ausgang heute noch PDF ist. Typische Anforderungsszenarien sind Empfänger mit klaren XML-Vorgaben. Entscheidend ist: Nicht nur „erzeugen“, sondern passend bereitstellen, damit Rückläufer vermieden werden.
  • ZUGFeRD
    Mit ZUGFeRD liefern Sie eine hybride Rechnung: ein lesbares PDF kombiniert mit strukturierter XML, die maschinell verarbeitet werden kann. Das ist besonders dann hilfreich, wenn Empfänger sowohl eine visuelle Darstellung als auch strukturierte Daten erwarten.
  • Peppol
    Für standardisierten elektronischen Austausch über Access Points eignet sich Peppol als Transportweg. Der Vorteil im Prozess: ein klarer, definierter Übertragungsweg, der sich gut in einen automatisierten Versand integrieren lässt.
  • EDI
    Wenn Ihre Kunden EDI-basierte Abläufe nutzen, integrieren wir auch diesen Weg. So bleibt Ihr Rechnungsversand konsistent. Egal, welche Empfängeranforderung kommt und wie die Rechnung übertragen werden soll.

E-Rechnung Software:
Was Entscheider wirklich erwarten

Viele, die nach einer E-Rechnungs-Software oder einem Programm für elektronische Rechnungen suchen, brauchen kein zusätzliches Tool, sondern vor allem eins: einen stabilen Prozess, der zuverlässig läuft.

Genau dafür ist ivi gemacht: eine E-Rechnungssoftware, die den Versand und Empfang elektronischer Rechnungen als durchgängigen Workflow abbildet. Ohne Medienbruch und ohne Umstellung der Arbeitsplätze.

Entscheidend sind daher Anforderungen wie:

    • Automatischer Versand im Wunschformat des Empfängers
    • Unterstützung gängiger Standards (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, EDI)
    • Statusverfolgung und Nachweise für Transparenz im Versand
    • schnelle Anbindung ohne Umstellung der Arbeitsplätze
    • robuste Compliance-Bausteine wie Validierung, Aufbewahrung und Audit-Nachweise

So wird aus einzelnen Aktionen ein durchgängiger Ansatz: Mit ivi steht der Prozess im Mittelpunkt, nicht einzelne Dateien. Passend zu einem Rechnungsworkflow-Gedanken, der Skalierung und Verlässlichkeit von Anfang an mitdenkt.

Mitarbeiter erklärt, wie man E-Rechnungen erstellt und versendet.

Fazit: E-Rechnung erstellen und versenden. Ohne Reibungsverluste

Egal ob Sie sofort vollständig strukturiert fakturieren oder schrittweise über PDF starten: Mit SGH automatisieren Sie den Rechnungsversand, erfüllen Empfängeranforderungen zuverlässig und verbessern Ihren Cashflow. Dabei behalten Sie den Überblick durch Status und Nachweise, bis zum Zahlungseingang.

Jetzt Kontakt aufnehmen und den E-Rechnungs-Versand in Ihrer Debitorenbuchhaltung mit ivi standardisieren.

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Häufige Fragen zu E-Rechnung erstellen und versenden

Wie kann ich eine E-Rechnung erstellen und versenden, ohne mein ERP zu ersetzen?

Sie erstellen die Rechnung wie gewohnt (ERP, PDF, internes Layout). Die Plattform übernimmt die Formatlogik, konvertiert ins Empfängerformat und versendet über den passenden Kanal.

Welche Formate unterstützt der automatisierte Rechnungsversand?

Typisch sind XRechnung (XML) und ZUGFeRD (PDF + XML). Zusätzlich werden passende Übertragungswege wie Peppol oder EDI genutzt – abhängig von den Anforderungen des Empfängers.

Kann ich eine XRechnung aus PDF erstellen bzw. PDF in XRechnung umwandeln?

Ja. Wenn Ihr Ausgang heute PDF ist, kann die Rechnung in das strukturierte XRechnungsformat konvertiert werden, sodass Sie Empfängervorgaben erfüllen, ohne Ihren Prozess komplett umzubauen.

Warum sind Status und Zustellnachweise beim E-Rechnungsversand wichtig?

Weil Sie sehen, wann Rechnungen zugestellt und verarbeitet wurden. Das reduziert Rückfragen, beschleunigt Klärungen und schafft Verlässlichkeit im Forderungsmanagement.

Was erwarten Entscheider von einer E-Rechnung Software?

Meist keinen Einzel-Viewer, sondern einen stabilen Rechnungsworkflow: automatischer Versand im Wunschformat, Standards (XRechnung/ZUGFeRD/Peppol/EDI) und Validierung.