Wer sich mit elektronischen Rechnungen beschäftigt, stößt früher oder später auf den Begriff EN 16931. Er steckt hinter fast jedem E-Rechnungsformat, das in Europa verwendet wird, egal ob XRechnung oder ZUGFeRD.

Was ist EN 16931?

EN 16931 ist die europäische Norm für das semantische Datenmodell einer elektronischen Rechnung. Sie legt fest, welche Informationen eine Rechnung enthalten muss und wie diese Informationen strukturiert sind, sie schreibt aber kein konkretes Dateiformat vor. Erarbeitet wird die Norm vom Europäischen Komitee für Normung, kurz CEN (Comité Européen de Normalisation). Genauer im zuständigen technischen Komitee CEN/TC 434. Es handelt sich um eine mehrteilige Normenserie, von denen der erste Teil, EN 16931-1, das eigentliche Kernrechnungsmodell beschreibt.

Was regelt EN 16931 konkret?

Die Norm definiert, welche Angaben in einer Rechnung enthalten sein müssen, etwa Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze oder Angaben zu Käufer und Verkäufer, und wie diese Angaben logisch zueinander in Beziehung stehen. Das nennt sich semantisches Datenmodell, weil es die Bedeutung der einzelnen Rechnungsbestandteile festlegt, unabhängig davon, in welcher technischen Dateiform die Rechnung am Ende übertragen wird.

Diese technische Dateiform, die sogenannte Syntax, ist bewusst davon getrennt. EN 16931 wurde für die Syntaxen UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice) spezifiziert. Vereinfacht gesagt: Das Datenmodell beschreibt, was in der Rechnung stehen muss, die Syntax, wie das Ganze als konkrete Datei aufgebaut ist.

Seit wann gibt es EN 16931?

Die Norm ist keine neue Erfindung. Die ursprüngliche Fassung EN 16931-1 wurde bereits 2017 verabschiedet und war seither Grundlage für die ersten E-Rechnungsformate in Europa. Auf dieser Basis mussten öffentliche Verwaltungen in der EU seit dem 18. April 2019 elektronische Rechnungen entgegennehmen können, das war eine direkte Folge der zugrunde liegenden EU-Richtlinie 2014/55/EU. Diese Pflicht galt zunächst nur für das Empfangen von Rechnungen durch Behörden im öffentlichen Sektor, nicht für die Übermittlung durch Unternehmen im Geschäftsverkehr untereinander.

2026 wurde die Norm grundlegend überarbeitet, das Ergebnis ist die aktuelle Fassung EN 16931-1:2026.

Was ist ein CIUS?

CIUS steht für Core Invoice Usage Specification. Damit ist eine national angepasste, eingeschränkte Version der europäischen Grundnorm gemeint. Eine CIUS darf die Regeln der Grundnorm nicht verändern oder ihr widersprechen, sie darf aber bestimmte Felder verpflichtend machen, einschränken oder um landesspezifische Anforderungen ergänzen. Das stellt sicher, dass jedes System, das die vollständige Grundnorm unterstützt, auch Rechnungen verarbeiten kann, die nach einer bestimmten CIUS erstellt wurden.

XRechnung ist genau ein solcher CIUS, die deutsche, auf den öffentlichen Sektor zugeschnittene Umsetzung von EN 16931, unter anderem mit der in Deutschland vorgeschriebenen Leitweg-ID. Andere Länder haben eigene CIUS-Varianten mit ihren jeweiligen nationalen Besonderheiten.

In welchen Ländern gilt EN 16931?

Da die Norm über die EU-Richtlinie 2014/55/EU eingeführt wurde, gilt die Pflicht zur Entgegennahme EN-16931-konformer Rechnungen im öffentlichen Sektor seit 2019 in allen EU-Mitgliedstaaten. Wie einzelne Länder das im B2B-Bereich zwischen Unternehmen konkret umsetzen und mit welcher eigenen CIUS, unterscheidet sich allerdings deutlich, und dieser Bereich verändert sich derzeit europaweit sehr dynamisch.

Einige Beispiele zur Einordnung: Deutschland setzt mit XRechnung eine eigene CIUS um. Belgien und Kroatien haben ihre eigene B2B-Verpflichtung bereits eingeführt, Frankreich führt seine noch in diesem Jahr ein, jeweils mit eigenem Zeitplan und teils über das internationale Peppol-Netzwerk. Manche Länder haben keine eigene CIUS definiert, sondern nutzen direkt die international abgestimmte Peppol-BIS-Spezifikation.

Wie unterscheiden sich XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X?

Alle drei Formate basieren auf demselben europäischen Datenmodell (EN 16931), unterscheiden sich aber darin, für welches Land und welchen Anwendungsfall sie gedacht sind und wie die Rechnung technisch übertragen wird.

XRechnung ist die deutsche CIUS, ausschließlich als reine XML-Datei, ursprünglich für den öffentlichen Sektor entwickelt. ZUGFeRD und das eng verwandte, europäisch ausgerichtete Factur-X verfolgen einen hybriden Ansatz: Sie kombinieren ein lesbares PDF mit eingebetteten, strukturierten XML-Daten, sodass ein Mensch die Rechnung direkt öffnen und lesen kann, während Software gleichzeitig die maschinenlesbaren Daten verarbeitet. Beide Wege sind mit derselben europäischen Norm kompatibel, sie unterscheiden sich vor allem im Übertragungsformat und im ursprünglichen Einsatzzweck.

Wer ist für EN 16931 zuständig?

Verantwortlich ist das Europäische Komitee für Normung: CEN (Comité Européen de Normalisation). Das ist die offizielle Organisation, die branchenübergreifend europäische technische Normen erarbeitet, nicht nur für E-Rechnungen. Mitglieder sind die nationalen Normungsinstitute der EU- und EFTA-Länder, für Deutschland etwa das DIN. CEN entscheidet über den Inhalt der Norm und ihre neuen Fassungen, bevor die einzelnen Länder darauf aufbauend ihre eigenen CIUS entwickeln können.

Ist EN 16931 gesetzlich verpflichtend?

Das kommt auf den Zusammenhang an. Die Norm selbst ist zunächst eine technische Spezifikation, keine eigenständige gesetzliche Pflicht. Verpflichtend wird sie erst dadurch, dass Gesetze und Richtlinien auf sie verweisen. Im öffentlichen Sektor ist das über die EU-Richtlinie 2014/55/EU seit 2019 europaweit der Fall. Im B2B-Bereich zwischen Unternehmen entscheidet dagegen jedes Land selbst, ob und wann es eine eigene Verpflichtung einführt, in Deutschland zum Beispiel gestaffelt ab 2025, 2027 und 2028 im Rahmen der nationalen E-Rechnungspflicht. Langfristig soll die Norm außerdem ab dem 1. Juli 2030 für alle innergemeinschaftlichen B2B-Transaktionen im Rahmen der europäischen ViDA-Initiative verbindlich werden.

Was ändert sich mit EN 16931-1:2026?

Die 2026 verabschiedete Überarbeitung ist die umfassendste Weiterentwicklung der Norm seit ihrer Einführung 2017. Das zugrunde liegende Datenmodell wächst deutlich, unter anderem um Funktionen wie strukturierte Skonto-Angaben und die Möglichkeit, mehrere Bestellungen in einer Rechnung zusammenzufassen. Diese Überarbeitung ist auch der Grund, warum Deutschland parallel eine neue Version seiner eigenen CIUS entwickelt, XRechnung 4.0.

Über ivi

ivi ist die E-Rechnungsplattform der SGH Service GmbH und verbindet E-Rechnung und Meldesystem in einem einzigen Prozess. Die Plattform integriert sich in bestehende ERP-, Finanzbuchhaltungs- und DMS-Systeme und ist auf die technischen Anforderungen des deutschen Meldesystems sowie auf ViDA ausgelegt. 2028 kommt schneller als Sie denken und wir zeigen Ihnen, wie Sie jetzt die richtige Grundlage schaffen.

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