Software E-Rechnungen empfangen: Rechnungseingang automatisieren
Mit ivi automatisieren Sie Ihren elektronischen Rechnungseingang inklusive Konvertierung, Validierung und Übergabe in den Freigabeprozess:
- Annahme verschiedener Formate und Kanäle
- automatische Konvertierung (falls nötig)
- Validierung und Plausibilitätschecks (inkl. steuerlicher Regeln)
- Datenanreicherung (z. B. Stammdaten, Bestell-/Wareneingangsbezug)
- Übergabe in Freigabe-/Buchungsprozess (Rechnungsworkflow)
ivi übernimmt dabei Konvertierung von Dokumenten- und Datenformaten, Datenanreicherung und Validierung, inklusive Prüfung lokaler/steuerlicher Anforderungen.
E-Rechnung erstellen und versenden: automatisch im Wunschformat des Empfängers
Mit ivi erstellen Sie Rechnungen wie gewohnt. Die Konvertierung in das gewünschte Format Ihrer Kunden erfolgt automatisch im Hintergrund. So können Sie E-Rechnung erstellen und versenden, inklusive Statusverfolgung und voller Zustelltransparenz.
Typische Szenarien:
- XRechnung erstellen (XML)
- ZUGFeRD Rechnung erstellen (PDF + XML)
- Versand/Übertragung über passende Kanäle, z. B. Peppol, E-Mail oder EDI (abhängig vom Empfänger)
Das reduziert Engpässe, beschleunigt Zahlungseingänge und schafft Transparenz in Accounts Receivable.
XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, EDI:
Multi-Format statt Insellösung
Eine E-Rechnungs-Software ist nur dann praxistauglich, wenn sie nicht an einem Format scheitert. Deshalb ist Multi-Format-Fähigkeit entscheidend:
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- XRechnung: strukturiertes XML-Format, häufig gefordert
- ZUGFeRD: hybrides Format (PDF + XML) für pragmatische Umsetzung
- Peppol: standardisierter Übertragungsweg/Netzwerkzugang
- EDI: elektronische Prozesskette für Transaktionsdokumente
Ihr Vorteil: Sie müssen nicht pro Kunde oder Lieferant eigene Sonderlösungen betreiben. Der Prozess bleibt einheitlich.
Rechnungsworkflow Software: Validierung, Regeln, Freigaben & Integration
Ein funktionierender Rechnungsworkflow sorgt dafür, dass Rechnungen nicht nur digital ankommen, sondern automatisch verarbeitet werden.
Typische Workflow-Bausteine:
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- automatische Prüf- und Freigabeprozesse (je Unternehmen individuell)
- Regelwerke (z. B. Betragsgrenzen, Kostenstellen, Eskalationen)
- Integration in ERP/FiBu-Systeme
- Monitoring und Status (z. B. „eingegangen“, „in Prüfung“, „freigegeben“, „gebucht“)
So wird elektronische Rechnungsverarbeitung messbar effizient.
Das ist ein echter Differenziator gegenüber reinen Tool-Anbietern.
Fazit: Die richtige E-Rechnungs-Software ist ein End-to-End-Prozess
Wenn Sie nach einer E-Rechnungs-Software oder einem E-Rechnungs-Programm suchen, geht es am Ende um ein Ziel: durchgängige Automatisierung. Vom Empfang über Verarbeitung bis zum Versand. Mit ivi erhalten Sie:
- Multi-Format (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, EDI)
- Prozessautomatisierung im Rechnungseingang und -ausgang
- Validierung, Workflow, Transparenz
- plus Partner-Onboarding und Self-Service
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Häufige Fragen zu E-Rechnung Software
Welche Formate sollte eine E-Rechnungs-Software unterstützen?
Damit es keine Insellösung wird, ist Multi-Format zentral. Typischerweise XRechnung, ZUGFeRD, plus Übertragungswege wie Peppol sowie EDI (je nach Partneranforderung).
Wie hilft eine E-Rechnungs-Software dabei, den Rechnungseingang zu automatisieren?
Durch zentrale Annahme, ggf. Konvertierung, Validierung, Datenanreicherung und Übergabe in Freigabe-/Buchungsprozesse. Also einen durchgängigen Rechnungsworkflow statt manueller Einzelschritte.
Kann ich mit einer E-Rechnungsplattform auch E-Rechnungen erstellen und versenden?
Ja. Sie erstellen Rechnungen wie gewohnt, die Plattform konvertiert ins Empfängerformat (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) und unterstützt den Versand über passende Kanäle (z. B. Peppol, E-Mail oder EDI).
Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung bei E-Rechnungen?
Gemeint ist eine gesetzeskonforme, revisionssichere elektronische bzw. digitale Rechnungsarchivierung, die auffindbar, nachvollziehbar und auditfähig ist.