XRechnung ist seit 2017 der deutsche Standard für elektronische Rechnungen und seither Pflicht für Lieferanten im öffentlichen Sektor. Mit XRechnung 4.0 steht nun die Umsetzung der überarbeiteten europäischen Norm EN 16931-1:2026 an: Das zugrunde liegende Datenmodell wächst deutlich, mit teils spürbaren Auswirkungen auf bestehende Rechnungsprozesse.

Was ist XRechnung 4.0?

Die EU gibt mit ihrer Norm EN 16931 ein europaweites Grundregelwerk für elektronische Rechnungen vor, und XRechnung ist die deutsche, sehr konkrete Umsetzung dieses Regelwerks. Ändert sich die europäische Norm, muss auch die deutsche Umsetzung nachziehen, genau das passiert jetzt mit Version 4.0.

XRechnung 4.0 ist die deutsche Umsetzung der neuen europäischen Norm EN 16931-1:2026, der sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specification). Ein CIUS ist eine national angepasste, eingeschränkte Version der europäischen Grundnorm. Der Standard wird seit dem Beschluss des IT-Planungsrats vom 22. Juni 2017 kontinuierlich durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) weiterentwickelt. Version 4.0 baut auf diesem etablierten Standard auf, verändert aber, anders als frühere Updates, das Datenmodell grundlegend.

XRechnung 4.0: der Zeitplan

Es gibt keinen einzelnen Stichtag, sondern mehrere Etappen, die aufeinander aufbauen. Erst wird die europäische Norm final verabschiedet, dann folgt eine erste, noch nicht nutzbare Testversion von XRechnung 4.0, und erst danach kommt die vollständige, produktiv einsetzbare Fassung. Parallel dazu läuft die aktuelle Version 3.0 einfach weiter.

Die europäische Norm EN 16931-1:2026 wurde im März 2026 von CEN (Europäischen Komitee für Normung) verabschiedet, kurz darauf war die englische Fassung verfügbar. Die nationale Ankündigung ist für den 30. Juni 2026 vorgesehen, die deutsche Fassung soll spätestens am 30. September 2026 veröffentlicht werden. Die bisherige Normfassung von 2017 wird zum 31. März 2029 zurückgezogen.

Für XRechnung 4.0 selbst ist eine Vorabversion für Sommer 2026 angekündigt. Diese enthält nur den Text der Spezifikation und ist noch nicht für den produktiven Einsatz vorgesehen. Sie dient dazu, frühzeitig einen Überblick über die neuen Funktionen zu ermöglichen. Die vollständige, nutzbare Fassung folgt erst, wenn zusätzlich die Syntaxbindings für UBL und CII sowie das zugehörige CEN-Schematron vorliegen. Ein festes Datum dafür gibt es derzeit nicht, da diese Arbeiten beim europäischen Normungsgremium CEN liegen. Für die neue Syntax UBL 2.5 liegt seit April 2026 eine erste offizielle Fassung vor, die sogenannte Committee Specification. Die öffentliche Prüfphase läuft bis zum 28. Juli, danach folgt in drei bis vier Wochen die Veröffentlichung als offizieller OASIS-Standard.

Unabhängig davon erscheint im Sommer 2026 noch eine Korrekturversion für die aktuelle Version XRechnung 3.0, inklusive eines Updates des zugehörigen CEN-Schematrons.

Ist XRechnung 3.0 nach der Umstellung noch gültig?

Die bisherige Version verschwindet nicht plötzlich. Sie funktioniert weiter, bekommt aber ab einem bestimmten Zeitpunkt keine neuen Funktionen mehr.

XRechnung 3.0 bleibt auch nach Erscheinen von Version 4.0 in Kraft. Die alte EN 16931-1 und davon abgeleitete Standards dürfen laut KoSIT bis März 2029 genutzt werden. Allerdings läuft XRechnung 3.0 danach nur noch im Minimalbetrieb: Es gibt weiterhin Updates des 2017er-CEN-Schematrons, aber keine funktionalen Weiterentwicklungen mehr. Wer im Zweifel ist, sollte laut KoSIT direkt auf XRechnung 4.0 aktualisieren.

Für Unternehmen, die jetzt neu auf XRechnung umstellen, ergibt sich daraus eine klare Empfehlung: Der Umstellungsaufwand soll für neue Nutzergruppen nur einmal anfallen. Wer ohnehin gerade erstmals auf die Norm EN 16931-1 umstellt, sollte sich daher möglichst direkt an Version 4.0 orientieren, statt zunächst in 3.0 zu investieren.

Die wichtigsten inhaltlichen Änderungen

Eine Rechnung enthält künftig deutlich mehr einzelne Informationsfelder als bisher, und einiges, was heute noch als freier Text in der Rechnung steht, wird zu einem festen, maschinenlesbaren Feld.

Das Datenmodell der Norm wächst mit der 2026er-Fassung deutlich: Die Zahl der nummerierten Haupt-Terms (Business Terms) steigt von 164 auf 216, ein Zuwachs von 52 Feldern beziehungsweise 32 Prozent, der größte seit Einführung der Norm. Die strukturellen Business Groups wachsen von 32 auf 39, die Hilfsattribute moderat von 19 auf 22.

Sammelrechnungen: das Ende der starren 1:1:1-Regel

Bisher musste jede Rechnung genau zu einer Bestellung und einer Lieferung gehören. Das ändert sich, künftig darf eine Rechnung mehrere Bestellungen und Lieferungen zusammenfassen, etwa als Sammelrechnung am Monatsende.

Eine der praktisch einschneidendsten Änderungen betrifft die bisherige Grundannahme "eine Bestellung, eine Lieferung, eine Rechnung". Diese strikte Kopplung wird aufgelöst: Künftig lassen sich mehrere Bestellungen, Lieferungen und Kundenreferenzen in einer einzigen Rechnung zusammenfassen. Das entspricht realen Lieferkettenszenarien deutlich besser, erfordert aber auch eine Anpassung des Dreifachabgleichs (Bestellung, Lieferung, Rechnung) in den Freigabeprozessen der Unternehmen.

Strukturierte Zahlungsbedingungen: Skonto und Verzugszinsen

Skonto steht heute meist nur als Satz im Rechnungstext, künftig bekommt es ein eigenes, festes Feld, ähnlich wie eine Telefonnummer heute in ein eigenes Formularfeld gehört, statt im Fließtext zu stehen.

Dadurch lassen sich Skonto, Verzugszinsen und das belastete Konto künftig strukturiert abbilden. Das macht diese Angaben maschinell auswertbar, was insbesondere für die automatisierte Skontoverbuchung in der Buchhaltung einen konkreten Effizienzgewinn bedeutet.

Pflichtangabe: Liefer- und Leistungsdatum

Das Liefer- beziehungsweise Leistungsdatum wird mit nur wenigen Ausnahmen verpflichtend. Ausgenommen sind insbesondere Proforma-Rechnungen und Anzahlungsrechnungen. Unternehmen, die dieses Feld bislang nicht konsequent befüllt haben, sollten ihre Rechnungsprozesse entsprechend anpassen.

Weitere Detailänderungen

Die Buyer Reference (BT-10, in Deutschland meist die Leitweg-ID) bleibt Pflichtfeld. Die Norm erlaubt zwar grundsätzlich eine Mehrfachnutzung dieses Feldes, in der deutschen Umsetzung ist jedoch weiterhin nur eine Leitweg-ID zu verwenden. Bei den Invoice Type Codes (BT-3) wird die bisherige Empfehlung gestrichen und die zugehörige Warnmeldung deaktiviert, was in der Praxis etwas Reibung aus bestehenden Validierungen nimmt.

Rechnungszeilen können künftig mehr Referenzen aufnehmen, etwa auf Bestellung, Lieferschein, Wareneingang, Versandanzeige und vorherige Rechnung, sowie eigene Lieferinformationen je Zeile wie Lieferempfänger, Lieferort, Lieferdatum und Lieferadresse. Auch die Steuer- und Reportingdaten werden präziser: Befreiungsgründe, Nicht-USt-Arten sowie Waren- und Dienstleistungscodes lassen sich nun feiner abbilden.

Zwei Funktionen wandern vom Erweiterungsbereich in den Kern

Zwei Funktionen, die bislang nur über die sogenannte Extension XRechnung verfügbar waren, sind mit der Revision nun auch im Kernmodell möglich: XML-Dokumente als Anhang und die Abbildung durchlaufender Posten (Third-Party-Payments). Die Extension XRechnung selbst wird dadurch zunächst reduziert, Unterpositionen auf Rechnungszeilenebene (Sub-Invoice-Lines) bleiben aber erhalten. Aktuell wird zudem geprüft, ob weitere Funktionalitäten unter Berücksichtigung sogenannter Common Extension Components ergänzt werden, etwa für Bruttopreisrechnungen.

Neue Möglichkeiten für Branchenerweiterungen

Der Umgang mit Erweiterungen wird grundsätzlich überarbeitet. Mit einer neuen "Extension Component Library" sollen Branchen künftig eigene, sektorspezifische Erweiterungen entwickeln und veröffentlichen können, etwa für das Bauwesen oder das Gesundheitswesen, ohne dafür auf Anpassungen am Kernstandard warten zu müssen. Die Verantwortung für diese Erweiterungen liegt dabei bei den jeweiligen Branchen selbst.

Bezug zu ViDA

Das überarbeitete Datenmodell berücksichtigt auch die Anforderungen der europäischen ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) und ihrer digitalen Meldepflichten. Konkret nennt die KoSIT hier detailliertere Bankverbindungsdaten, mehrere parallele Zahlungsbedingungen sowie zusätzliche Käufer-Identifikatoren, die für eine spätere Echtzeit-Meldung relevant werden können.

Neue Syntax: UBL 2.5 und CII D25A

XRechnung 4.0 basiert auf den neuen Syntaxversionen UBL 2.5 und UN/CEFACT CII D25A. Das hat eine praktische Konsequenz: Rechnungsdokumente, die unter Version 3.0 gültig waren, bestehen die Validierung unter 4.0 nicht mehr automatisch. Ein reiner Versionswechsel auf Softwareseite ist also nicht ausreichend, die Validierungslogik muss mit umgestellt werden.

Offene Punkte

Nicht jedes Detail ist bereits final geklärt. Mehrere Anmeldungen bei den zugrunde liegenden UNTDID-Codelisten laufen noch, eine Entscheidung dazu wird für November 2026 erwartet. Betroffen sind unter anderem die Invoice Type Codes für Storno-, Abschlags- und Schlussrechnungen, der Scheme Identifier für die Buyer Reference, die Abbildung eines Einbehalts vom Kundenkonto sowie Regelungen zu Online-Kundenpostfächern etwa im Bankensektor.

Auch bei der technischen Validierung gibt es derzeit eine Verzögerung: Die entsprechenden Arbeiten ruhen, weil noch ungeklärte Fragen zum Copyright bestehen. Eine Klärung zur weiteren Nutzung ("Derivative Use") wird zeitnah erhofft, ist aber noch nicht erfolgt.

XRechnung 4.0 und Peppol

XRechnung 4.0 wird gemeinsam mit Peppol BIS Billing 4.0 diskutiert, da beide auf derselben EN 16931-1:2026-Grundlage aufbauen. Heute gilt Peppol BIS Billing 3.0 dank des deutschen Regelwerks DE-NRS als funktional gleichwertig zu XRechnung 3.0. Peppol BIS 4.0 soll künftig BIS 3.0 und das internationale Profil PINT auf gemeinsamer Basis vereinen.

Was bedeutet das für ZUGFeRD?

ZUGFeRD wird ebenfalls an die EN 16931-1:2026 angepasst. Die Weiterentwicklung hängt jedoch davon ab, wann die CII-D25A-Schemata offiziell veröffentlicht werden, ein eigener, unabhängiger Zeitplan für ZUGFeRD liegt aktuell nicht vor.

Was Unternehmen jetzt vorbereiten sollten

Wichtig vorab: Es gibt keinen einzelnen Stichtag, ab dem XRechnung 4.0 verpflichtend wird. Die eigentliche B2B-Rechnungspflicht bleibt davon zunächst unabhängig. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen. Beim Versand greift die Pflicht gestaffelt: für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro ab dem 1. Januar 2027, für alle übrigen Unternehmen ab dem 1. Januar 2028.

Trotzdem lohnt sich frühzeitige Vorbereitung. Sinnvoll ist es, den eigenen Rechnungsprozess mit Blick auf das neue Sammelrechnungsmodell zu prüfen. Der Austausch mit einem E-Rechnungsanbieter wie der SGH zur Frage der 4.0-Bereitschaft ist ebenfalls ein naheliegender nächster Schritt.

Persönliche Beratung vereinbaren