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E-Rechnung prüfen:
Was das neue BMF-Schreiben für 2027 klarstellt
Am 15. Oktober 2026 hat das Bundesministerium der Finanzen ein neues BMF-Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Es ergänzt die bisherigen Schreiben vom Oktober 2024 und Oktober 2025. Dabei klärt es viele Fragen, die in der Praxis offen waren.
Der Zeitpunkt ist kein Zufall: Mit der E-Rechnungspflicht 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Ab dann gelten auch die neuen Vorgaben aus dem Schreiben.
Im Kern geht es um eine Frage, die jede Buchhaltung betrifft: Wie prüfen Sie eine E-Rechnung richtig? Technisch, steuerlich und was passiert, wenn etwas nicht stimmt? Wir fassen die wichtigsten Punkte zusammen und zeigen typische Fälle aus dem Rechnungsalltag.
E-Rechnung: Diese Übergangsfristen gelten jetzt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten gesetzliche Übergangsfristen. Daran ändert das neue Schreiben nichts:
Ab 01.01.2027: Für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz endet die Übergangsfrist. Sie müssen ab dann E-Rechnungen ausstellen.
Ab 01.01.2028: Die E-Rechnung ist für alle inländischen B2B-Umsätze Pflicht, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift. Für bestimmte EDI-Verfahren gilt bis Ende 2027 eine eigene Übergangsregelung.
Neu sind dagegen einige Erleichterungen aus dem BMF-Schreiben. Sie gelten für einzelne Rechnungsfälle:
Bis 31.12.2026: E-Rechnungen, die den BMF-Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, aber noch nicht allen neuen Vorgaben, werden nicht beanstandet. Das gilt auch für den Vorsteuerabzug. Ab 2027 gelten die neuen Vorgaben uneingeschränkt.
Bis 31.12.2027: Für E-Rechnungen auf Basis von Bruttopreisen gilt eine Vereinfachung bei der Darstellung im strukturierten Teil.
Bis 30.06.2030: In Endrechnungen dürfen bereits gezahlte Teilbeträge vereinfacht dargestellt werden: als Summe im strukturierten Teil, die Details im Freitextfeld oder in einem eingebetteten Anhang. Außerdem dürfen Bescheide öffentlicher Stellen über Gebühren und Beiträge weiter als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Wichtig: Diese Erleichterungen verlängern die E-Rechnungspflicht nicht. Sie regeln nur, wie bestimmte Angaben dargestellt werden dürfen. Wer seine Prozesse erst Ende 2026 anpasst, hat kaum Zeit zum Testen.
E-Rechnung prüfen: technische Validierung und steuerliche Prüfung
Die wichtigste Klarstellung betrifft die Prüfung eingehender E-Rechnungen. Das BMF trennt klar zwischen technischer und steuerlicher Sichtweise.
Formatfehler: Die Datei entspricht nicht dem vorgeschriebenen Format. Dann liegt umsatzsteuerlich keine E-Rechnung vor, sondern eine sonstige Rechnung.
Geschäftsregelfehler: Die Datei verletzt eine Regel der Norm EN 16931, etwa bei Berechnungen oder Feldinhalten. Technisch gilt sie damit nicht mehr als normkonform. Das kann Folgen haben, zum Beispiel wenn ein System die Datei nicht automatisch verarbeiten kann. Steuerlich verliert sie dadurch aber nicht automatisch ihre Eigenschaft als E-Rechnung.
Inhaltsfehler: Fehlen umsatzsteuerliche Pflichtangaben oder sind sie falsch, ist die Ordnungsmäßigkeit der Rechnung betroffen. Das kann den Vorsteuerabzug gefährden. Ein Geschäftsregelfehler wird nur dann zum Inhaltsfehler, wenn er eine Pflichtangabe betrifft.
Was heißt das für Sie? Ein Prüfprotokoll zeigt nicht automatisch, ob eine Datei technisch valide ist, ob sie den Formatvorgaben entspricht und ob die Rechnung umsatzsteuerlich ordnungsgemäß ist. Eine Fehlermeldung im Validator bedeutet also nicht, dass Sie die Rechnung zurückweisen müssen. Umgekehrt ist eine technisch fehlerfreie Datei noch keine steuerlich korrekte Rechnung.
Wer eine E-Rechnung prüfen will, braucht beides: die technische Validierung und den Blick auf die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG. Die technische Prüfung bleibt dabei wichtig, denn nur saubere Daten lassen sich zuverlässig automatisch verarbeiten.
Typischer Fall: Ein Lieferant schickt eine XRechnung, der Validator meldet einen Geschäftsregelfehler in einem Feld, das keine Pflichtangabe ist. Steuerlich bleibt die Datei eine E-Rechnung. Technisch kann der Fehler aber die automatische Verarbeitung stören. Sinnvoll ist deshalb ein Hinweis an den Lieferanten, damit der Fehler künftig nicht mehr auftritt.
Gut zu wissen bei ZUGFeRD: Der Unterschied zur XRechnung liegt im Aufbau. Die XRechnung besteht nur aus XML-Daten, eine ZUGFeRD-Rechnung enthält zusätzlich ein PDF. Steuerlich maßgeblich sind bei ZUGFeRD die XML-Daten. Weichen PDF und XML voneinander ab, gelten die Angaben im XML. Ein Validator prüft deshalb nur den XML-Teil, nicht das PDF.
Leistungsbeschreibung: Was in die Daten gehört und was in den Anhang
Die Leistungsbeschreibung muss im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen, also in den maschinenlesbaren Daten. Ein Verweis auf ein PDF oder einen Vertrag reicht dafür nicht.
Konkret müssen Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls der Leistungsort so klar sein, dass sich daraus die steuerliche Behandlung ableiten lässt. So muss etwa erkennbar sein, ob es sich um eine Lieferung oder eine sonstige Leistung handelt, welcher Steuersatz gilt und ob die Leistung für das Unternehmen bezogen wurde.
Jedes Detail muss aber nicht in die Daten. Ergänzende Angaben wie Stundennachweise dürfen in einem eingebetteten Anhang stehen, etwa als PDF.
Typischer Fall: Auf einer Rechnung steht als Leistung nur „Beratung gem. Vertrag“. Das ist zu wenig. Besser: „IT-Beratung zur Einführung der Kreditorenbuchhaltung, September 2026, 24 Stunden“. Die Einzelnachweise können als Anhang beiliegen.
Erleichterungen für besondere Rechnungsfälle
Für einige Rechnungsarten stellt das BMF-Schreiben klar, wie sie als E-Rechnung funktionieren.
Abschlags- und Endrechnungen: Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der eigenen E-Rechnungspflicht gestellt wurden, müssen keine E-Rechnungen sein. In der Endrechnung dürfen bereits gezahlte Beträge bis zum 30.06.2030 als Summe im Feld „Paid amount“ stehen, die Details im Freitextfeld oder in einem eingebetteten Anhang.
Bauleistungen: Das Leistungsverzeichnis passt technisch noch nicht in den strukturierten Teil. Deshalb reichen dort vorerst die Gewerke mit Summen. Die Details müssen in einem lesbaren, eingebetteten Anhang stehen, auf den die Rechnung klar verweist.
Rabatte, Boni, Skonti: Ein allgemeiner Hinweis auf eine schriftliche Vereinbarung reicht, wenn die Unterlagen schnell vorgelegt werden können. Ändert sich die Vereinbarung später, muss die Rechnung nicht berichtigt werden.
Bruttopreise: Für XRechnung und ZUGFeRD gibt es noch kein Format für Bruttopreisrechnungen. Bis 31.12.2027 dürfen solche Rechnungen im strukturierten Teil nur die Summen je Steuersatz enthalten. Die Einzelpositionen gehören dann in einen eingebetteten Anhang.
Rechnungskorrektur: Auch die Berichtigung muss eine E-Rechnung sein
Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, gilt sie auch für die Berichtigung. Technisch ist noch nicht festgelegt, welcher Rechnungstyp für welche Korrekturart gilt.
Das BMF lässt deshalb vorerst jede praxistaugliche Korrekturart zu. Entscheidend ist, dass sich aus ursprünglicher Rechnung und Korrektur zusammen klar ergibt, was tatsächlich gilt.
Zusätzlich kann der Leistungsempfänger die Rechnung mit vorheriger Vereinbarung auch per Gutschrift berichtigen oder ergänzen. Die Gutschrift muss sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen.
Was heißt das für Sie? Legen Sie fest, wie Korrekturen bei Ihnen ablaufen: Wer stellt sie aus, welcher Rechnungstyp wird genutzt und wie wird die ursprüngliche Rechnung referenziert?
Kein Bußgeld, aber Risiko beim Vorsteuerabzug
Wer statt einer vorgeschriebenen E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausstellt, begeht laut BMF keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG. Ein Bußgeld droht dafür also nicht.
Das heißt aber nicht, dass die Form egal ist. Die Pflicht zur E-Rechnung bleibt bestehen. Und für den Vorsteuerabzug des Empfängers müssen die Pflichtangaben vollständig und richtig sein. Fehlen sie, muss die Rechnung nachträglich vervollständigt werden und dies grundsätzlich vom Rechnungsaussteller.
Im Massengeschäft, etwa bei Energieversorgern, gibt es eine Erleichterung: Wusste der Aussteller nicht, dass sein Kunde ein Unternehmen ist, wird der Verstoß nicht beanstandet. Eine Klärung bei Vertragsbeginn oder -änderung reicht.
Warum ein Validator allein nicht reicht
Das Schreiben bestätigt, was wir im täglichen Rechnungseingang sehen: Eine E-Rechnung zu prüfen heißt mehr, als eine XML-Datei durch einen Validator zu schicken.
Viele Unternehmen behandeln jede Fehlermeldung gleich. Entweder wird die Rechnung abgelehnt, obwohl sie steuerlich in Ordnung ist. Oder sie wird gebucht, weil die Technik grünes Licht gibt, obwohl eine Pflichtangabe fehlt. Beides kostet Zeit und im schlechtesten Fall Vorsteuer.
Nicht jeder Validierungsfehler macht eine E-Rechnung steuerlich unwirksam. Für stabile und automatisierte Rechnungsprozesse ist eine zuverlässige technische Prüfung trotzdem entscheidend. Dazu kommt die steuerliche Prüfung der Pflichtangaben und ein klarer Prozess für Rückfragen und Korrekturen.
Checkliste: So bereiten Sie sich auf die E-Rechnungspflicht 2027 vor
- Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen ab 2027 oder ab 2028 E-Rechnungen ausstellen muss.
- Klären Sie, wie Sie eingehende E-Rechnungen prüfen: technisch und steuerlich.
- Legen Sie fest, wie Sie mit Format- und Geschäftsregelfehlern umgehen.
- Kontrollieren Sie Ihre Leistungsbeschreibungen: Stehen die wichtigen Angaben in den strukturierten Daten?
- Definieren Sie einen Prozess für Rechnungskorrekturen und Gutschriften.
- Gehen Sie Sonderfälle durch: Abschlagsrechnungen, Bauleistungen, Rabattvereinbarungen, Bruttopreise.
- Spielen Sie reale Rechnungen aus Eingang und Ausgang durch, inklusive Anhängen und Fehlerfällen.
- Klären Sie Zuständigkeiten zwischen Buchhaltung, Steuer, IT und Dienstleister.
Fazit
Das neue BMF-Schreiben bringt keine Revolution, aber wichtige Klarheit. Die Botschaft ist eindeutig: Bei der E-Rechnung zählen nicht nur Format und Technik, sondern vor allem korrekte Inhalte. Wer E-Rechnungen prüfen will, braucht technische Validierung und fachliche Einordnung zugleich.
Bis zur E-Rechnungspflicht 2027 bleibt wenig Zeit. Nutzen Sie die verbleibenden Wochen, um Ihre Prozesse mit echten Rechnungen zu testen.
Sie möchten wissen, wie Sie Ihren Rechnungseingang sicher für 2027 aufstellen? Sprechen Sie uns an.
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Quellen
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung.
