E-Rechnungen empfangen und gesetzliche Anforderungen umsetzen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Dabei geht es nicht nur darum, Rechnungen digital zu erhalten, sondern strukturierte Rechnungsdaten so anzunehmen, zu prüfen und aufzubewahren, dass sie im weiteren Prozess sauber verarbeitet werden können.
Wichtig ist vor allem die Unterscheidung: Nicht jede digitale Rechnung ist automatisch eine E-Rechnung. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ermöglichen eine maschinelle Verarbeitung und schaffen die Grundlage für durchgängige, effiziente Prozesse im Rechnungseingang.
Für Unternehmen stellt sich deshalb nicht nur die Frage, ob sie E-Rechnungen empfangen müssen, sondern auch, wie sie den Empfang organisatorisch und technisch sinnvoll abbilden. Entscheidend ist dabei ein klarer Eingangskanal, die Verarbeitung relevanter Formate sowie eine verlässliche Validierung.
Genau hier setzt ein digitaler Rechnungseingang an: Er schafft die Basis, um E-Rechnungen nicht nur zu empfangen, sondern den gesamten Prozess von der Prüfung bis zur ERP-Übergabe effizient zu automatisieren.
E-Rechnungen empfangen: Warum es sich lohnt
Ein manueller Rechnungseingang kostet Zeit, bindet Ressourcen und ist fehleranfällig. Ein automatisierter Workflow bringt messbare Vorteile:
- Weniger manuelle Arbeit (Erfassung, Prüfung, Ablage)
- Weniger Fehler durch Validierung und Plausibilitätschecks
- Schnellere Durchlaufzeiten und mehr Skonto-Potenzial
- Transparenz über Status, Volumen, Kostenstellen und Freigaben
Kurz: Sie standardisieren Ihren Rechnungseingang, skalieren ihn sauber und entlasten Ihre Teams nachhaltig.
Alles, was Sie für den elektronischen Rechnungseingang brauchen
1) Lieferanten digital anbinden. Pragmatisch und ohne Hürden.
Damit Sie E-Rechnungen effizient empfangen, muss die Lieferantenseite mitspielen. Genau hier setzen wir an: Wir treten aktiv mit Ihren Lieferanten in Kontakt, begleiten die Umstellung und sorgen für eine schnelle Anbindung. Ohne neue Hardware, ohne Zusatzsoftware beim Lieferanten und ohne große Prozessumbauten.
Je mehr Lieferanten angeschlossen sind, desto höher ist der Automatisierungsgrad: Mehr Rechnungen laufen end-to-end durch Ihren elektronischen Rechnungsworkflow.
2) Self-Service und Status. Weniger Rückfragen
Lieferanten können den Rechnungsstatus online einsehen. Das reduziert Rückfragen per Telefon/E-Mail, verbessert die Zusammenarbeit und steigert die Produktivität auf beiden Seiten.
Welche Formate können Sie empfangen?
Unternehmen erhalten Rechnungen in vielen Formaten, doch genau darin liegt oft die Reibung. Unser Ansatz: ein zentraler Eingang, viele Formate.
Sie können u. a. empfangen:
- XRechnung (XML-Standard, relevant im öffentlichen Umfeld)
- ZUGFeRD (PDF + XML) – ideal für viele B2B-Szenarien
- Peppol (Netzwerk/Transportweg für standardisierte Dokumente)
- EDI / EDIFACT-basierte Rechnungsszenarien
- PDF-Rechnungen (Übergang) inkl. Konvertierung in strukturierte Daten
- Papierrechnungen (Scan/OCR) inkl. digitaler Verarbeitung
Automatisierung für den Rechnungseingang
Damit der Empfang von E-Rechnungen wirklich automatisch läuft, braucht es einen stabilen Gesamtprozess. Für zuverlässige Automatisierung brauchen Sie:
- Einen Eingang für mehrere Formate (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, EDI, PDF)
- Automatisierte Prüfung/Validierung (weniger Rückläufer, weniger Klärfälle)
- Workflow/Freigabe (Regeln, Rollen, Eskalationen)
- Integration in das ERP/Finanzsystem
- Skalierbares Belegmanagement für Ihr Volumen
So automatisieren Sie nicht nur den Empfang, sondern die komplette Rechnungsverarbeitung end-to-end.
PDF- und Papierrechnungen: Übergangsformate sauber abfangen
Nicht alle Lieferanten sind sofort vollständig digital. Deshalb unterstützen wir Übergangswege, ohne dass Ihr Prozess wieder manuell wird.
PDF-Rechnungen
Sie erhalten PDFs weiterhin wie gewohnt. Wir übernehmen Konvertierung und Datenerzeugung für die elektronische Verarbeitung als Brücke in Richtung strukturierter E-Rechnung.
Scan/OCR für Papierrechnungen
Papierrechnungen werden digitalisiert, per OCR ausgelesen, validiert und als Daten einschließlich Belegbild in den Workflow überführt.
Mehr Transparenz: Ausgaben analysieren statt Belege suchen
Wenn Rechnungen strukturiert vorliegen, können Sie Ausgaben auf Positionsebene analysieren: Lieferantenausgaben, Kostenarten, Warengruppen, Preisentwicklungen und Einsparpotenziale. So wird Verwaltung zu einem echten Effizienzhebel.
Jetzt E-Rechnung empfangen und Rechnungseingang automatisieren
Ob Sie bereits strukturierte E-Rechnungen erhalten oder noch viele PDF- und Papierrechnungen im Umlauf sind: Wir unterstützen Sie beim Aufbau eines skalierbaren elektronischen Rechnungsworkflows: Von der Lieferantenanbindung über die Verarbeitung bis zur ERP-Integration.
Kontakt aufnehmen und den Rechnungseingang Schritt für Schritt in ein effizientes, digitales Belegmanagement verwandeln.
Häufige Fragen zu E-Rechnung empfangen
Was brauche ich, um eine E-Rechnung zu empfangen?
Sie brauchen einen Prozess bzw. eine Lösung, die strukturierte Rechnungsdaten annehmen kann, Formate (z. B. XRechnung/ZUGFeRD/Peppol) verarbeitet, Daten validiert und in Ihren Workflow bzw. Ihr ERP integriert.
Können wir ZUGFeRD empfangen?
Ja. Sie können ZUGFeRD empfangen, inklusive Verarbeitung des XML-Teils und Ablage des PDF-Belegs. Auch ZUGFeRD Rechnungen in großem Volumen zu empfangen ist problemlos möglich.
Können wir XRechnung empfangen, auch ohne teure Zusatztools?
Ja. XRechnung lässt sich in den Rechnungseingang integrieren. In der Praxis zählt aber, dass XRechnung validiert, integriert und GoBD-konform archiviert wird.
Was ist der Unterschied zwischen digitaler Rechnung und E-Rechnung?
„Digitale Rechnung“ ist häufig der Oberbegriff (z. B. PDF). „E-Rechnung“ meint oft Rechnungen mit strukturierten Daten, die maschinell verarbeitet werden können. Für Automatisierung gilt: Je strukturierter, desto besser.
Wie läuft die Verarbeitung einer E-Rechnung ab?
Eingang → (Konvertierung) → Validierung/Anreicherung → Workflow/Freigabe → ERP-Übergabe