Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ein deutsches Unternehmen liefert Waren an einen Kunden in einem anderen EU-Land. Die Rechnung wird wie gewohnt als E-Rechnung erstellt und verschickt. Bislang war an diesem Punkt aus steuerlicher Sicht meist erst einmal Ruhe, denn die Umsatzsteuer wurde später, im Rahmen der periodischen Meldung berücksichtigt.
Ab einem bestimmten Zeitpunkt ändert sich das grundlegend. Und genau an dieser Stelle taucht ein Begriff auf, der in Deutschland noch kaum bekannt ist: das Tax Data Document, kurz TDD.

Der Auslöser: ViDA verändert den Zeitpunkt der Steuerprüfung

Der Grund für diese Veränderung liegt in der EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age). Sie verschiebt die Umsatzsteuermeldung von einer nachträglichen, gesammelten Betrachtung hin zu einer Meldung auf Ebene der einzelnen Transaktion: nahezu in Echtzeit. Ab dem 1. Juli 2030 gilt eine neue Pflicht für Geschäfte zwischen Unternehmen aus unterschiedlichen EU-Ländern: Jede einzelne Rechnung muss nicht nur elektronisch ausgestellt, sondern auch einzeln an die Steuerbehörde gemeldet werden. Die bisherige Praxis (eine gesammelte Meldung am Monats- oder Quartalsende) entfällt damit.

Für die Rechnung selbst gilt dabei eine Ausstellungsfrist von 10 Tagen nach dem Zeitpunkt der Leistung. Die eigentliche Meldung an die Finanzbehörde muss davon unabhängig deutlich schneller erfolgen: Der Lieferant meldet grundsätzlich zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung, während der Empfänger einer Rechnung innerhalb von 5 Tagen meldet. Ein Nachbearbeiten am Monatsende, wie es viele Finanzabteilungen heute noch praktizieren, wird dadurch faktisch unmöglich, die steuerliche Prüfung einer Rechnung muss praktisch in dem Moment erfolgen, in dem die Rechnung entsteht.

Was passiert jetzt mit der Rechnung?

Bleiben wir bei unserem Beispiel-Unternehmen. Sobald die Rechnung ausgestellt wird, muss das System sofort wissen: Löst dieser Geschäftsvorgang eine Meldepflicht an die Finanzbehörde aus? Und wenn ja, welche?

Genau hier kommt das Tax Data Document ins Spiel. Es handelt sich nicht um die Rechnung selbst, sondern um eine zusätzliche, strukturierte Meldung, die parallel zur E-Rechnung entsteht. Im Rahmen des Peppol-basierten Modells wird sie über das Peppol-Netzwerk an die zuständige Steuerbehörde übermittelt. Möglich wird das durch eine Erweiterung des bekannten Vier-Corner-Modells der E-Rechnung: Neben Verkäufer, Käufer und ihren jeweiligen Zugangspunkten kommt die Finanzbehörde als weitere Partei hinzu. Das ist ein Konzept, das in der Fachwelt als CTC-Architektur bezeichnet wird (CTC steht für Continuous Transaction Control).

Und was passiert beim Kunden?

Hier kommt ein Aspekt ins Spiel, der viele überrascht: Auch der Käufer (in unserem Beispiel das Unternehmen im anderen EU-Land) wird durch ViDA in die Pflicht genommen. Grundsätzlich sind zwei Vorgehensweisen denkbar: Der Käufer übernimmt die vom Verkäufer übermittelten Steuerdaten, muss dabei aber selbst prüfen, ob sie korrekt sind. Oder er berechnet die Steuer nach den eigenen, inländischen Regeln neu. Wie genau diese käuferseitige Meldung im Detail ausgestaltet wird, ist auf EU-Ebene noch nicht abschließend geklärt. Hierzu werden weitere technische und rechtliche Klarstellungen auf EU-Ebene erwartet.

Besonders bemerkenswert: Die ViDA-Regelungen erlauben es Mitgliedstaaten, eine Meldepflicht auch für den Fall vorzusehen, dass eine erwartete Rechnung gar nicht eingegangen ist. Ist ein steuerlich relevanter Vorgang eingetreten, aber keine Rechnung angekommen, kann der jeweilige Mitgliedstaat den Käufer verpflichten, dies aktiv selbst zu melden. Aus Sicht vieler Unternehmen ist E-Rechnung bislang vor allem eine Pflicht des Lieferanten. Hier zeigt sich, dass sich dieses Bild unter ViDA verschieben kann.

Ob ein Käufer überhaupt zur Meldung verpflichtet ist, hängt zusätzlich vom jeweiligen EU-Mitgliedstaat ab: Die ViDA-Richtlinie erlaubt es Mitgliedstaaten, ihre Unternehmen von der käuferseitigen Meldepflicht zu befreien. Dieser Status ist nicht in Stein gemeißelt, denn er kann sich während der Umsetzungsphase bis 2030 und darüber hinaus ändern. Eine einmalige Prüfung des Geschäftspartners beim Onboarding reicht deshalb nicht mehr aus, die Stammdatenpflege muss zu einer laufenden Aufgabe werden.

Was ändert sich für laufende Prozesse?

Für die Praxis bedeutet das: Die Steuer-Engine kann kaum noch als nachgelagerter, separater Schritt funktionieren, sondern sollte direkt in Rechnungsstellung und Kreditorenbuchhaltung eingebunden sein, damit die Meldung fristgerecht zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung erfolgen kann. Auch die Prüfung einzelner Rechnungspositionen gegen unterschiedliche Steuerkategorien wird dadurch anspruchsvoller. Korrekturen wie Gutschriften oder Ersatzrechnungen sind zudem selbst wieder eigenständige Rechnungen mit Meldepflicht, wodurch pro Geschäftsvorgang mehrere zusammenhängende Meldungen entstehen können.

Sie möchten wissen, wie sich ViDA und das Tax Data Document konkret auf Ihre Rechnungsprozesse auswirken? Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihre E-Rechnungsprozesse zukunftssicher aufzustellen.

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Hinweis zum Stand dieses Beitrags: Die zugrunde liegende OpenPeppol-Spezifikation für das Tax Data Document befindet sich Stand August 2026 noch im Pilotstatus (Version 1.0.0-HotFix) und kann sich weiterentwickeln. Auch die konkrete Ausgestaltung einzelner Melde-Details ist auf EU-Ebene noch nicht in allen Punkten final geklärt.