Die Europäische Union verändert mit der Initiative „VAT in the Digital Age" (ViDA) grundlegend, wie Unternehmen ihre Umsatzsteuerpflichten erfüllen. Was auf den ersten Blick wie eine technische Regulierung wirkt, ist in der Praxis einer der weitreichendsten Eingriffe in die Finanz- und Buchhaltungsprozesse europäischer Unternehmen seit Jahren.

Dieser Beitrag erklärt, was ViDA konkret bedeutet, welche Digital Reporting Requirements auf Unternehmen zukommen und warum der Handlungsbedarf größer ist, als viele heute annehmen.

Was ist VAT in the Digital Age (ViDA)?

ViDA ist eine Initiative der Europäischen Kommission zur Modernisierung des europäischen Mehrwertsteuersystems. Sie wurde am 8. Dezember 2022 vorgestellt und am 11. März 2025 formal beschlossen. Ziel ist es, Steuerbetrug zu bekämpfen, die Mehrwertsteuerlücke zu schließen und die Meldepflichten für Unternehmen zu vereinfachen (insbesondere im grenzüberschreitenden B2B-Bereich).

ViDA umfasst drei Kernbereiche: die Einführung verpflichtender elektronischer Rechnungen für grenzüberschreitende Umsätze, neue digitale Meldepflichten (Digital Reporting Requirements) sowie Anpassungen bei der Plattformwirtschaft. Für Unternehmen mit internationalen Lieferketten ist vor allem der Bereich der Digital Reporting Requirements entscheidend.

Was sind Digital Reporting Requirements?

Digital Reporting Requirements (DRR) beschreiben die Pflicht, Transaktionsdaten in Echtzeit elektronisch an die Steuerbehörden zu übermitteln. Anstatt Mehrwertsteuer periodisch in Sammelabgaben zu melden, soll die Steuerinformation direkt aus der  E-Rechnung heraus automatisch weitergeleitet werden.

Der Hintergrund ist konkret: Die Mehrwertsteuerlücke (also die Differenz zwischen erwartetem und tatsächlich eingenommenem Steueraufkommen) ist europaweit ein massives Problem. Laut dem jährlichen Billentis Market Report liegt die Steuerlücke in vielen Ländern zwischen 20 und 30 Prozent des öffentlichen Steueraufkommens. Für Deutschland allein wird sie auf rund 31 Milliarden Euro jährlich geschätzt.

Die Erfahrungen aus Ländern, die digitale Meldesysteme bereits eingeführt haben, zeigen die Wirkung deutlich: Italien verzeichnet seit der Einführung seiner E-Rechnungspflicht einen jährlichen Mehranfall von rund 6 Milliarden Euro an Steuereinnahmen. Griechenland hat seine Mehrwertsteuerlücke von 29 Prozent im Jahr 2017 auf rund 9 Prozent im Jahr 2024 gesenkt.

Diese Zahlen zeigen, warum die EU mit ViDA und den Digital Reporting Requirements einen klaren Kurs einschlägt: Die Digitalisierung der Steuerprozesse ist keine Option mehr, sondern eine beschlossene politische Priorität.

ViDA Deutschland: Was konkret auf Unternehmen zukommt

Für in Deutschland tätige Unternehmen ergibt sich aus ViDA eine direkte Konsequenz: Ab spätestens 1. Juli 2030 müssen Meldedaten für grenzüberschreitende innergemeinschaftliche B2B-Umsätze digital und transaktionsnah übermittelt werden. Die bisherige Zusammenfassende Meldung entfällt damit.

Das bedeutet in der Praxis: Jede grenzüberschreitende B2B-Rechnung muss so aufgebaut sein, dass die relevanten Umsatzsteuerdaten automatisch und ohne manuellen Eingriff aus ihr extrahiert und weitergeleitet werden können. Das setzt eine strukturierte, maschinenlesbare E-Rechnung voraus sowie ein System, das diese Weiterleitung technisch abbilden kann.

Hinzu kommt der Kontext der deutschen E-Rechnungspflicht: Seit Januar 2025 sind alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Ab 2027 bzw. 2028 gilt die Versandpflicht. Wer diese Infrastruktur heute aufbaut, ohne ViDA mitzudenken, riskiert in wenigen Jahren eine vollständige Neuimplementierung.

Wie andere EU-Länder ViDA bereits umsetzen

Deutschland ist nicht das erste Land, das sich mit diesen Anforderungen auseinandersetzt. Ein Blick auf andere EU-Mitgliedstaaten zeigt, wie unterschiedlich und wie weitreichend die nationalen Umsetzungen ausfallen.

Belgien führte zum 1. Januar 2026 eine vollständig Peppol-basierte Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ein. Die Steuermeldepflicht (E-Reporting) ist für 2028 geplant und soll ebenfalls über das Peppol-Netzwerk abgewickelt werden.

Frankreich hat ein Modell entwickelt, bei dem akkreditierte Rechnungsplattformen den Status von Rechnungen und Steuerdaten über eine nationale Schnittstelle melden. Das Modell basiert auf dem sogenannten 5-Corner-Prinzip, bei dem die Steuerbehörde als fünfter Knotenpunkt in den E-Rechnungsaustausch integriert wird.

Italien war als erstes EU-Land Vorreiter mit seinem Sistema di Intercambio (SdI), das seit 2019 für alle B2B-, B2G- und B2C-Rechnungen verpflichtend gilt. Die Erfahrungen Italiens zeigen sowohl die Vorteile als auch die Herausforderungen: Der eingesetzte XML-Standard FatturaPA basiert nicht auf der EU-Norm EN 16931, was die grenzüberschreitende Kompatibilität erschwert und Unternehmen zwingt, parallel verschiedene Formate zu managen.

Es wird prognostiziert, dass bis 2030 alle EU-Mitgliedstaaten nationale digitale Meldeplattformen eingeführt oder zumindest initiiert haben werden. Viele Länder orientieren sich dabei an dezentralisierten Modellen auf Basis des Peppol-Netzwerks. Das spricht für Kompatibilität und Interoperabilität, stellt aber auch klare Anforderungen an die eingesetzte Infrastruktur.

Was das für die eigene IT- und Buchhaltungsinfrastruktur bedeutet

Die zentrale Frage für Unternehmen lautet: Ist die eigene E-Rechnungslösung bereits heute darauf ausgelegt, ViDA-konforme Meldungen zu unterstützen?

Drei technische Voraussetzungen sind dabei entscheidend:

1. Erstens muss die Lösung auf dem europäischen Standard EN 16931 basieren. Dieser Standard definiert das semantische Datenmodell für E-Rechnungen und bildet die Grundlage für die Interoperabilität zwischen nationalen Systemen (auch im Hinblick auf ViDA). Lösungen, die proprietäre Formate verwenden, werden mittelfristig an Grenzen stoßen.
2. Zweitens muss die Infrastruktur in der Lage sein, Meldedaten automatisch aus der E-Rechnung zu extrahieren und parallel zum Rechnungsversand an die zuständige Stelle weiterzuleiten. Ein zusätzlicher manueller Schritt entfällt damit vollständig. Das setzt eine durchgängige Integration von ERP, Finanzbuchhaltung und Rechnungsplattform voraus.
3. Drittens sollte die Lösung mit dem Peppol-Netzwerk kompatibel sein. Peppol ist heute bereits in vielen EU-Ländern Standard und wird auch im Kontext von ViDA als bevorzugter Transportweg diskutiert. Wer heute auf Peppol setzt, ist für grenzüberschreitende Anforderungen deutlich besser aufgestellt.

Fazit: ViDA betrifft Ihr Unternehmen früher als Sie denken

ViDA verändert europaweit und verbindlich, wie Unternehmen mit Steuerbehörden kommunizieren. Die Fristen mögen noch einige Jahre entfernt erscheinen, entscheidend ist jedoch, was heute gebaut wird. Wer die E-Rechnung so aufsetzt, dass sie die technischen Anforderungen von ViDA und den Digital Reporting Requirements bereits erfüllt, spart sich später nicht nur Aufwand und Kosten, sondern schafft auch die Grundlage für effizientere, automatisierte Finanzprozesse.

Empfehlung für Unternehmen: Prüfen Sie bei der Auswahl oder Weiterentwicklung Ihrer E-Rechnungslösung gezielt, ob diese EN-16931-konform ist, Peppol unterstützt und technisch auf die kommenden Meldepflichten vorbereitet ist. Die Investition in die richtige Infrastruktur zahlt sich aus: heute durch Prozesseffizienz, morgen durch Compliance-Sicherheit

Über ivi

ivi ist die E-Rechnungsplattform der SGH Service GmbH. Sie integriert E-Rechnungen in bestehende ERP-, Finanzbuchhaltungs- und DMS-Systeme und ist auf die kommenden Anforderungen aus ViDA und dem deutschen Meldesystem ausgelegt. Das Jahr 2028 kommt schneller als Sie denken, und wir zeigen Ihnen, wie Sie jetzt die richtige Grundlage schaffen. Jetzt Termin vereinbaren.

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Quellen: Billentis Market Report 2026 „Riding the Tornado"; VeR-Strategiepapier „Effiziente Umsetzung des Meldesystems", Mai 2026; EU-Kommission ViDA-Initiative 2022/2025.