Was bedeutet E-Rechnungspflicht?
Viele Unternehmen haben die E-Rechnung lange Zeit mit „PDF per E-Mail“ gleichgesetzt. Doch genau diese Gleichsetzung ist für die Praxis wichtig zu korrigieren.
Eine Rechnung gilt nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Entscheidend ist also nicht nur „digital“, sondern maschinenlesbar und strukturiert.
Wichtig für die Praxis:
Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist seit 01.01.2025 grundsätzlich keine E-Rechnung mehr, sondern zählt als „sonstige Rechnung“. Das ist einer der größten Umstellungshebel, weil ein PDF zwar digital ist, aber kein E-Rechnungsformat mit strukturierten, maschinenlesbaren Daten darstellt.
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Gilt die E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer?
Seit 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können, selbst wenn man das intern gern als „Ausnahmefall“ einordnet.
Beim Versand ist es anders: Rechnungen von Kleinunternehmern sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Sie dürfen also weiterhin sonstige Rechnungen wie PDF nutzen, je nach Rahmenbedingungen.
Stellen Sie den E-Rechnungsempfang organisatorisch und technisch stabil auf. So vermeiden Sie, dass Eingangsrechnungen hängen bleiben, weil Format, Zustellweg oder interner Ablauf nicht zusammenpassen.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Es gibt Sonderfälle und vor allem Übergangsregelungen, allerdings fast ausschließlich rund um das Ausstellen und Versenden. Gleichzeitig wird in vielen Übersichten betont: Seit dem Empfang 2025 sollten Unternehmen grundsätzlich vorbereitet sein (Empfangsfähigkeit als verlässliche Basis).
Übergangsregelungen für das Ausstellen und Versenden sehen in den ersten Jahren gestaffelte Fristen vor, in denen weiterhin PDF-Rechnungen möglich sind.
Beispiele für Ausnahmen:
- B2C-Rechnungen (an Privatkunden)
- Kleinbetragsrechnungen und bestimmte Fahrausweise
- Bestimmte steuerfreie Umsätze
- Kleinunternehmer (Sonderregelung beim Ausstellen, nicht beim Empfang)
Übergänge und Sonderfälle gibt es, aber Empfangsfähigkeit ist seit 2025 das Pflichtprogramm.
Aufbewahrungspflicht Rechnungen und GoBD-Archivierungspflicht
Mit der E-Rechnungspflicht steigen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Integrität und Auffindbarkeit. Bei Prüfungen muss belegt werden können, wann die Rechnung eingegangen oder versendet wurde, welche Inhalte sie hatte und dass sie unverändert geblieben ist.
Sie brauchen in der Praxis eine Lösung für:
- strukturierte Daten (und je nach Format zusätzlich eine Belegdarstellung)
- revisionssichere Aufbewahrung und dokumentierte Prozesse
- Zugriff für Audit/Prüfung (prüfungsfest und nachvollziehbar)
Die Einordnung zur Aufbewahrung/GoBD wird in der Praxis regelmäßig zusammen mit BMF-Hinweisen diskutiert. Wichtig ist vor allem, dass Archivierung nicht mit einer Ablage gleichgesetzt wird, sondern prüfungsfähige Nachvollziehbarkeit bedeutet.
Wenn Sie diese Punkte nicht als Einzelprojekte, sondern als durchgängigen Prozess umsetzen möchten, unterstützt Sie ivi als E-Rechnungssoftware vom Empfang über Validierung bis hin zu Workflow.
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Häufige Fragen zu E-Rechnungspflicht 2025
Was bedeutet E-Rechnungspflicht?
Im B2B müssen Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format verarbeitet werden können. Ein PDF zählt (grundsätzlich) als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen im B2B-Umfeld E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung kommt stufenweise über Übergangsregelungen.
Welche Formate sind zulässig?
Maßgeblich ist die Norm EN 16931 (DIN EN 16931): Sie beschreibt das europäische Datenmodell für E-Rechnungen. Darauf basieren u. a. XRechnung und ZUGFeRD. Peppol ist kein Rechnungsformat, sondern ein Übertragungsweg/Netzwerk, über das E-Rechnungen sicher ausgetauscht werden können.