Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat mit zwei Ebenen:

    • PDF zur Anzeige und Belegansicht (menschenlesbar)
    • XML für strukturierte Daten und automatische Verarbeitung (maschinenlesbar)

Damit ist eine elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format zugleich lesbar und maschinell verarbeitbar. Die XML-Daten orientieren sich am europäischen Datenmodell nach EN 16931 und ermöglichen dadurch eine automatisierte Verarbeitung und Validierung. Genau diese Kombination macht das Format im Alltag attraktiv. Insbesondere, wenn Unternehmen Anforderungen an strukturierte Daten erfüllen möchten, ohne ihre Beleglogik komplett neu zu gestalten.

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Wie eine ZUGFeRD Rechnung aussieht
und was sie auszeichnet

Die wichtigste Unterscheidung zwischen ZUGFeRD und PDF:

  • Sie erhalten zwar ein PDF, aber nicht jedes PDF ist automatisch ZUGFeRD.
  • Eine echte ZUGFeRD Rechnung enthält zusätzlich eine eingebettete XML-Datei.

Diese XML wird je nach Tool sichtbar, zum Beispiel über einen ZUGFeRD Viewer. Für interne Schulungen helfen anschauliche ZUGFeRD- Rechnungsbeispiele, damit Teams schnell verstehen, worauf es in der Praxis ankommt.

Mitarbeiter erklärt ZUGFeRD und den Umgang mit E-Rechnungsformaten.

ZUGFeRD Rechnung erstellen:
So funktioniert es in der Praxis

In der Praxis gibt es zwei typische Wege, die sich aus Ihrem bestehenden Setup ableiten:

  • ZUGFeRD aus ERP/FiBu-System erzeugen

    Wenn Ihr System ZUGFeRD nativ unterstützt, kann die Rechnung direkt als ZUGFeRD ausgegeben werden, also PDF + XML in einem Dokument. Wir in der SGH übernehmen anschließend Validierung, Versand über den passenden Kanal und Statusverfolgung. Auch im Zusammenspiel mit XRechnung, Peppol oder EDI.

  • Konvertierung: bestehende Rechnungen in ZUGFeRD umwandeln

    Wenn Sie heute z. B. PDF-Rechnungen erzeugen, können diese in E-Rechnung ZUGFeRD überführt werden. Genau hier übernimmt SGH die Formatlogik: Übersetzung/Konvertierung, Validierung und die saubere Ausleitung in die Empfängerprozesse. Ohne dass daraus ein Großprojekt werden muss.

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ZUGFeRD empfangen und verarbeiten: Rechnungseingang automatisieren

Auf der Empfängerseite geht es um mehr als eine Datei anzunehmen. Um ZUGFeRD zu empfangen, brauchen Sie einen Prozess, der stabil bleibt:

  • Annahme des Formats (PDF + XML) über passende Kanäle
  • automatische Datenerfassung aus der ZUGFeRD XML
  • Validierung und Plausibilitätschecks
  • Übergabe an Freigabe- und Buchungsworkflows

Auch wenn mehrere Formate und Wege gleichzeitig im Einsatz sind, sorgt SGH dafür, dass Ihr Rechnungseingang sauber und einheitlich bleibt.

ZUGFeRD Rechnung prüfen: Validator und Viewer

Schon kleine Formfehler in der XML können zu Rückläufern führen. Rückläufer kosten Zeit, verzögern Zahlungen und erhöhen Klärfälle. Bei der Prüfung geht es daher vor allem darum, dass die eingebettete XML fachlich und technisch korrekt ist, z. B. hinsichtlich Pflichtfeldern und Regeln nach EN 16931.

In einem professionellen Prozess gehört deshalb eine Validierung dazu (sinngemäß ein ZUGFeRD Validator) bevor die Rechnung an den Empfänger geht oder im Rechnungseingang weiterverarbeitet wird. Ein ZUGFeRD Viewer hilft zusätzlich, um Inhalt und Vorhandensein der eingebetteten XML sichtbar zu machen.

ZUGFeRD Software:
Welche Lösung brauche ich wirklich?

Entscheidend ist weniger ein einzelnes Tool, sondern ein sauberer, durchgängiger Prozess:

    • Erzeugung/Konvertierung
    • Prüfung/Validierung
    • Versand/Übertragung (inkl. Status/Nachweise, sofern vorgesehen)
    • Empfang/Workflow/Integration

SGH unterstützt mit ivi genau diese Prozesskette, sodass ZUGFeRD nicht als Insellösung endet, sondern verlässlich in Ihren Ablauf passt.

Mitarbeiter erklärt ZUGFeRD-Rechnungen und die Validierung strukturierter XML-Daten.

Fazit: ZUGFeRD als Brücke zur E-Rechnung. Mit stabilen Prozessen statt Insellösung

ZUGFeRD ist eine pragmatische Lösung für die E-Rechnung: ein PDF zur Anzeige und XML-Daten für die automatische Verarbeitung.

Mit SGH wird daraus ein durchgängiger Prozess: Vom Erstellen über den Empfang bis zur Prüfung, inklusive Workflow.

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Häufige Fragen zu ZUGFeRD

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das ein lesbares PDF mit strukturierten Rechnungsdaten als XML kombiniert. So ist die Rechnung gleichzeitig menschen- und maschinenlesbar.

Wie sieht eine ZUGFeRD Rechnung aus?

In der Praxis wirkt sie wie ein normales PDF. Der Unterschied ist: Eine echte ZUGFeRD Rechnung enthält zusätzlich eine eingebettete XML.

Wie erkenne ich eine ZUGFeRD Rechnung?

Nicht jedes PDF ist automatisch ZUGFeRD. Eine ZUGFeRD Rechnung erkennst du daran, dass im PDF eine XML-Datei eingebettet ist, die sich z. B. mit einem ZUGFeRD Viewer anzeigen lässt.

Wie kann ich eine ZUGFeRD Rechnung erstellen?

Typisch sind zwei Wege: Entweder erzeugt dein ERP/FiBu ZUGFeRD direkt (PDF + XML) oder du konvertierst bestehende Rechnungen (z. B. PDFs) in das ZUGFeRD Format.

Wie prüfe ich eine ZUGFeRD Rechnung?

Für die Praxis ist Validierung wichtig, weil kleine Formfehler in der XML zu Rückläufern führen können. Ein ZUGFeRD Validator dient zur Prüfung der XML-Struktur, ein ZUGFeRD Viewer hilft beim Anzeigen und Verifizieren der eingebetteten XML.