Formatchaos beenden:

Wie Sie Standards, Systeme und Stakeholder auf einen Nenner bringen.

Deutschland ist seit dem 1. Januar 2025 offiziell im Zeitalter der verpflichtenden E-Rechnung angekommen. Was das Potenzial eines Befreiungsschlags gegen Papierberge und Medienbrüche hat, entpuppt sich in der Praxis häufig als Flickenteppich. Unternehmen kämpfen mit widersprüchlichen Formaten, fehlerhaften Daten und einer unzureichenden Abstimmung zwischen den Beteiligten.

Die Lehre aus den ersten Monaten ist eindeutig: Formale Standards wie ZUGFeRD oder XRechnung sind wichtige Grundlagen – doch erst die Anpassung von Formaten, technischen Systemen und den beteiligten Partnern schafft stabile, medienbruchfreie Prozesse.

Drei Dimensionen des Problems

Das Formatchaos entsteht auf drei Ebenen.

Formate:
Unterschiedliche Versionen, Abweichungen und eigene Interpretationen führen dazu, dass Standard nicht gleich Standard ist. Selbst geringfügige Abweichungen – etwa bei Steuerkategorien, Maßeinheiten oder der Feldstruktur – können automatische Prüfungen scheitern lassen.
Systeme:
ERP-, Buchhaltungs- und CRM-Lösungen setzen Vorgaben oft leicht unterschiedlich um. Während ein System ein Pflichtfeld streng validiert, akzeptiert ein anderes dieselbe Abweichung – und erzeugt damit Inkompatibilität. Unvollständige oder nicht abgestimmte Codelisten-Mappings (z. B. für Währungen oder Steuerschlüssel) gehören zu den häufigsten Fehlerursachen.
Stakeholder:
Ohne gemeinsame Absprache setzen Absender, Empfänger und technische Dienstleister unterschiedliche Formate oder Validierungen ein – mit entsprechendem Korrekturaufwand. Häufig sind die organisatorischen Ursachen größer als die technischen.

Wo Standardisierung an ihre Grenzen stößt

Hinter der Einheitlichkeit des EN-16931-Standards verbergen sich in der Praxis gravierende Unterschiede. Selbst formal korrekte Rechnungen werden abgewiesen, wenn etwa Pflichtfelder fehlen, Währungsangaben nicht dem erwarteten Code entsprechen oder IDs an der falschen Stelle stehen.

Problematisch ist auch die fehlende semantische Konsistenz. Wenn ein Datenfeld zwar vorhanden, aber inhaltlich nicht so gefüllt ist, wie es das Empfängersystem erwartet, scheitert die automatische Verarbeitung. Diese unsichtbaren Fehler sind besonders teuer: Branchenvertreter berichteten auf dem E-Rechnungsgipfel, dass in manchen Organisationen nur jede fünfte E-Rechnung ohne manuellen Eingriff durchläuft – und dass die Klärung einzelner Fälle oft mehr Zeit frisst als der gesamte automatisierte Prozessgewinn.

Den gemeinsamen Nenner finden

Das Ziel muss lauten: Ein übergreifendes Verständnis darüber schaffen, wie die Daten aussehen müssen, damit sie von allen Systemen akzeptiert werden – unabhängig von Partner, Format oder Software.

Das erfordert mehrere, ineinandergreifende Maßnahmen:

Klare Felddefinitionen und Mappings zwischen den beteiligten Systemen einschließlich einer Festlegung, wie optionale Felder genutzt werden sollen.
Gemeinsame Tests mit realen Beispieldaten vor dem Produktivstart, um technische und semantische Abweichungen früh zu erkennen.
Automatisierte Validierungen, die technische und inhaltliche Richtigkeit prüfen
Ein proaktives Monitoring, das Fehlerquellen identifiziert und Korrekturen in den Prozess zurückspielt

Der belgische Ansatz zeigt, wie es gelingen kann: Dort hat man nicht nur ein Format definiert, sondern auch einheitliche Übertragungswege – verpflichtend über Peppol – und zentrale Validierungsregeln eingeführt. Damit werden sowohl technische als auch semantische Brüche minimiert.

Praxisbeispiel Belgien

Von der Theorie zur Praxis – mit Governance statt Improvisation

In der Umsetzung bewährt sich ein Orchestrierungsansatz: Eine zentrale Instanz steuert Feldbelegungen und Codelisten, prüft Ausnahmen vor Versand, verwaltet Konvertierungen zwischen Formaten und hält alle Partner auf demselben Stand. Genau hier setzt die ivi E-Rechnungsplattform an.

Sie fungiert als verbindendes Regelwerk zwischen Sender- und Empfängerseite: Sie etabliert ein gemeinsames Datenverständnis, erzwingt konsistente Feldbelegungen, validiert semantisch und technisch vor dem Versand und übersetzt bei Bedarf zwischen Formaten und Systemen. Onboarding-Tests mit realen Beispieldaten und ein durchgängiges Monitoring schließen den Kreis, sodass Abweichungen nicht nur abgefangen, sondern dauerhaft korrigiert werden. Regeln und kontinuierliche Rückkopplung. So werden Standards zur Praxis.

Pflicht mit Potenzial – Warum jetzt handeln besser schützt als später zu reagieren

Ein technisches und kulturelles Projekt

Harmonisierung gelingt nur, wenn IT, Fachbereiche und Partner dieselbe Sprache sprechen: Welche Informationen sind zwingend? Wo liegen sie im ERP? Wie werden Ausnahmen dokumentiert? Unternehmen, die diesen Schulterschluss schaffen, berichten nicht nur von weniger Rückläufern, sondern auch von einer höheren Datenqualität und besseren Zusammenarbeit mit ihren Geschäftspartnern.

Wer Formate, Systeme und Stakeholder auf einen gemeinsamen Nenner bringt, macht die E-Rechnungspflicht zum Hebel für robuste Prozesse. Mit der ivi E-Rechnungsplattform stellen Unternehmen sicher, dass ihre Rechnungen übergreifend formatkonform, semantisch valide und medienbruchfrei verarbeitet werden – unabhängig von Partner, Format oder System. Das Ergebnis: kürzere Durchlaufzeiten, weniger operative Kosten und Resilienz gegenüber künftigen Regulierungswellen.

Luis Krispin

Marketing & Communications Manager

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