Homeoffice ist längst kein Ausnahmefall mehr, sondern zunehmend Normalität. Laut einer aktuellen PwC-Studie (pwc.de) arbeiten 80 % der Büroangestellten in Deutschland regelmäßig von zuhause, knapp die Hälfte davon mindestens zwei Tage pro Woche​. Hybride Arbeitsmodelle haben sich fest etabliert – und die Erfahrungen sind überwiegend positiv. Immer mehr Führungskräfte berichten sogar von gestiegener Produktivität im Homeoffice und einer besseren Work-Life-Balance ihrer Teams​. New Work steht für diese neue Flexibilität und digitale Zusammenarbeit. Doch was bedeutet das für traditionelle Unternehmensbereiche wie das Finanz- und Rechnungswesen?

Die Corona-Pandemie wirkte hierbei als Katalysator: Fast zwei Drittel der Unternehmen geben an, dass COVID-19 die Digitalisierung im Rechnungswesen deutlich beschleunigt hat​ (haufe.de). Plötzlich mussten Buchhaltungs- und Finanzprozesse aus dem Wohnzimmer statt vom Büroschreibtisch funktionieren. Dieser Veränderungsdruck machte glasklar: Klassische Buchhaltung stößt im Homeoffice an Grenzen. Prozesse, die auf Papier, Ordner und Präsenz setzen, funktionieren nur bedingt, wenn das Team verteilt arbeitet. Eine KPMG-Studie nennt als größte Hürden auf dem Weg zur digitalen Buchhaltung „fehlende Durchgängigkeit digitaler Prozesse“ und „fehlende Digitalisierung von Dokumenten“ – dazu kommen technische Lücken und Zugriffsprobleme aus dem Homeoffice​ (haufe.de). Mit anderen Worten: Ohne digitale Prozesse kein ortsunabhängiges Rechnungswesen​.

„Werden neben neuen Flächenkonzepten auch kulturelle Aspekte und neue Technologien ausreichend berücksichtigt, steht dem Erfolg hybrider und flexibler Arbeitsmodelle nichts mehr im Wege.“ – David Rouven Möcker, Partner und Head of Real Estate Consulting & Transformation bei PwC Deutschland ​(pwc.de).

Möckers Worte unterstreichen, dass Technologie ein Schlüsselfaktor ist, damit Remote Work wirklich gelingt. Für die Buchhaltung bedeutet das: Alte Zettelwirtschaft und manuelle Ablage passen nicht mehr zur modernen Arbeitswelt. Im nächsten Schritt schauen wir darauf, wo die klassische Buchhaltung heute noch hakt – und warum Handlungsbedarf besteht.

Warum klassische Buchhaltung an ihre Grenzen stößt

In vielen Unternehmen wurden Finanzprozesse über Jahre kaum verändert: Rechnungen treffen per Post ein, werden manuell geprüft, abgeheftet und später händisch ins System getippt. Im Zeitalter von Homeoffice offenbaren solche Abläufe eklatante Schwächen:

Medienbrüche und Papierflut:
Nach einer Untersuchung von bitkom greifen mit 59 % mehr als die Hälfte aller Unternehmen nach wie vor auf Briefpost zurück (bitkom.org). 13 % tun dies sogar häufig – 46 % immerhin nur noch in Einzelfällen. Nahezu alle Unternehmen (99 %) nutzen für den Rechnungsversand nach wie vor E-Mail, bspw. in Form von PDF-Dateien – doch PDFs sind keine E-Rechnungen im gesetzlichen Sinne und nicht automatisch verarbeitbar. Sie müssen erst ausgedruckt oder per OCR ausgelesen werden, was wertvolle Zeit kostet. Wenn Mitarbeiter im Homeoffice sind, bedeutet jede Papierrechnung oder ungefilterte PDF einen Umweg: jemand im Büro muss scannen oder weiterleiten. Diese analogen Inseln bremsen den gesamten Prozess.

Manuelle Prozesse und Verzögerungen:
Die KPMG-Studie zeigt: Die Prüfung eingehender Rechnungen erfolgt mit über 60 % bei der Mehrheit der Firmen noch manuell (haufe.de). Nur knapp 10 % der Unternehmen haben hier vollautomatisierte Abläufe. Das Resultat: lange Durchlaufzeiten und Fehleranfälligkeit. Digitalisierung kann hier dramatisch beschleunigen – nahezu 50 % der Unternehmen berichten bereits von spürbar verkürzten Rechnungsdurchlaufzeiten durch digitalere Prozesse​. Wer weiterhin auf händische Prüfroutinen setzt, riskiert im Vergleich deutlich hinterherzuhinken.

Eingeschränkte Flexibilität und Transparenz:
In klassischen Prozessen liegen Rechnungen oft in physischen Eingangskörben oder auf bestimmten Rechnern im Firmennetzwerk. Remote darauf zuzugreifen ist kompliziert oder unsicher. Mitarbeiter verbringen Zeit damit, Dateien hin- und herzuschicken oder VPN-Verbindungen aufzubauen. Echtzeit-Übersicht geht verloren – die Geschäftsführung erhält Auskünfte zu offenen Posten nur verzögert. Gerade in verteilten Teams wünscht man sich jedoch, jederzeit den aktuellen Stand der Finanzen abrufen zu können.

Die genannten Punkte zeigen: Traditionelle Buchhaltung stößt im Kontext von New Work an strukturelle Grenzen. Ist das Rechnungswesen nicht digital aufgestellt, leiden Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Tatsächlich nennen viele Unternehmen fehlende End-to-End-Digitalisierung als zentrales Problem​. Doch zum Glück gibt es einen Ausweg, der genau hier ansetzt – die E-Rechnung.

E-Rechnung als Game-Changer: Finanzprozesse werden mobil

Die E-Rechnung ist weit mehr als ein PDF per E-Mail. Sie bezeichnet Rechnungen in strukturiertem, digitalem Format (z.B. ZUGFeRD oder XRechnung), die automatisiert von Software verarbeitet werden können. Dadurch entfällt der Medienbruch vollständig: Eine E-Rechnung kann vom Eingang bis zur Zahlung durchgängig digital durchlaufen – ideal für remote arbeitende Teams. Warum schafft die E-Rechnung völlig neue Möglichkeiten? Hier die wichtigsten Vorteile:

Ortsunabhängige Bearbeitung:
E-Rechnungen sind sofort digital verfügbar. Prüfung, Freigabe und Buchung können an jedem Ort erfolgen – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Die Buchhaltung wird dadurch mobil und flexibel. Beispiel: Eine Führungskraft kann eine eingehende Rechnung per Laptop oder sogar Smartphone freigeben, ohne auf Papierdokumente warten zu müssen.

Beschleunigte Prozesse und höhere Produktivität:
Durch automatisierten Abgleich und Workflow verkürzt sich die Bearbeitungszeit enorm. Routinearbeiten übernimmt die Software, Mitarbeiter können sich wertschöpfenderen Aufgaben widmen. Auch hier stellt Haufe eindrucksvoll fest: In knapp 50 % der befragten Unternehmen, haben digitale Rechnungsprozesse bereits für mittlere bis starke Verbesserungen der Durchlaufzeiten gesorgt​ (haufe.de). Zahlungen erfolgen schneller, Skontofristen lassen sich nutzen, der Cashflow verbessert sich.

Kostenersparnis und weniger Fehler:
E-Rechnungen sparen Druck-, Papier- und Portokosten – und vor allem Zeit. Studien beziffern die Kosteneinsparungen durch elektronische Rechnungsverarbeitung auf 60–80 % gegenüber papierbasierten Abläufen (billtrust.com). Automatisierung reduziert auch Eingabefehler: Keine Zahlendreher mehr beim manuellen Abtippen, keine verlorenen Rechnungen im Posteingang.

Rechtssicherheit und Zukunftsfähigkeit:
Die E-Rechnung ist nicht nur ein Effizienz-Booster, sondern wird auch von regulatorischer Seite gefordert. In Deutschland wurde zum 01. Januar 2025 die elektronische Rechnung im B2B-Geschäft verpflichtend eingeführt​ (ihk.de). Unternehmen müssen also spätestens jetzt die Weichen stellen, um E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren zu können​. Wer frühzeitig digital umstellt, bleibt compliant und erspart sich Hektik, wenn die Regelung greift. Zudem treiben viele europäische Länder nationale E-Invoicing-Standards voran, unterstützt durch EU-Initiativen​ (billtrust.com) – es führt also international kein Weg an E-Rechnungen vorbei. Hier zahlt sich proaktives Handeln ebenfalls aus

All diese Vorteile spielen direkt in die Karten der New-Work-Kultur: Finanzprozesse werden agiler, schneller und standortunabhängig. Eine digitale Rechnungsplattform kann z.B. den Status jeder Rechnung in Echtzeit anzeigen – vom Versand oder Eingang bis zur Bezahlung. Das ermöglicht der Geschäftsführung jederzeit einen 360°-Blick auf die finanzielle Lage, ohne erst Rückfragen stellen zu müssen. Das verbessert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zusammenarbeit – denn mit digitalen Prozessen wird Homeoffice im Rechnungswesen endlich praktikabel.

Wichtig ist dabei: Die Technik allein genügt nicht. Es braucht auch den Willen zur Veränderung und Schulung der Mitarbeiter. Doch mit der E-Rechnung als Werkzeug lassen sich Prozesse neu denken – end-to-end digital, effizient und mobil. Unternehmen, die diesen Wandel vollziehen, verschaffen sich jetzt einen Vorsprung.

Jetzt den Schritt zu mobilen Finanzprozessen wagen

Die Zeichen der Zeit stehen auf Digitalisierung und mobile Finanzprozesse. Die Erfahrungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass ortsunabhängiges Arbeiten funktioniert und bleibt: „Home bleibt Office“, titelt das Wirtschaftsprüfungsunternehmen PwC hierzu passend (pwc.de). Allerdings hinken interne Abläufe wie das Rechnungswesen oft noch hinterher. Hier ist die Geschäftsführung gefragt: Sie muss den Wandel aktiv vorantreiben, alte Zöpfe abschneiden und in zukunftsfähige Lösungen investieren. Haufe bringt es in ihrem Beitrag zu Digitalisierung im Rechnungswesen schonungslos auf den Punkt:

„Dennoch müssen alle Betriebe, unabhängig von Größe und Branche, künftig mehr tun, um digitaler zu werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben.“​ (haufe.de)

Konkret heißt das: Überprüfen Sie jetzt Ihre Finanzprozesse. Wo gibt es Medienbrüche? Wo werden noch Belege ausgedruckt oder manuell erfasst? Diese Bereiche sollten prioritär digitalisiert werden. Die Einführung der E-Rechnung ist dabei ein zentraler Baustein, um Buchhaltung und Controlling fit für New Work zu machen. Moderne E-Rechnungs-Lösungen – wie die ivi-E-Rechnungsplattform – stehen bereit und lassen sich in ihre bestehenden Systeme integrieren. Der Nutzen ist spürbar: schnellere Abläufe, geringere Kosten, zufriedenere Mitarbeiter und jederzeitiger Überblick, egal wo Sie gerade arbeiten.

Die Geschäftsführung hat durch solche mobilen Finanzprozesse auch strategisch mehr Möglichkeiten: Entscheidungen können auf Basis aktueller Echtzeit-Daten getroffen werden, statt auf veralteten Reports. Zudem signalisiert ein digital aufgestelltes Rechnungswesen Innovationskraft nach innen und außen – ein Pluspunkt im Wettbewerb um Kunden und Talente.

Zusammengefasst: Homeoffice und Rechnungswesen müssen kein Widerspruch sein. Mit konsequenter Digitalisierung – allen voran der E-Rechnung – verwandeln Sie Ihr Finanzwesen vom Aktenordner-Verwalter zum digitalen Business-Partner, der flexibel aufgestellt ist. Nutzen Sie die Chance, jetzt zu handeln: Machen Sie Ihre Finanzprozesse mobil, bereit für New Work und damit zukunftssicher. Die Technologie ist verfügbar, die Vorteile liegen auf der Hand – es liegt an Ihnen, sie zu ergreifen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um den Wandel einzuleiten.

Luis Krispin

Marketing & Communications Manager