Erfolg mit der E-Rechnung – Eine Übersicht
Seit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes dringt die Ankunft der obligatorischen E-Rechnung ab 2025 zunehmend in das Bewusstsein der deutschen Wirtschaft. Sie haben noch nichts davon gehört? Dann empfehle ich Ihnen diesen Link zum Einstieg.
Das Thema ist bereits auf Ihrem Radar?
Dann gehe ich davon aus, dass Ihre Reaktion irgendwo auf der Bandbreite zwischen einem entspannten Lächeln (Sie vertrauen auf die Kompetenz ihrer IT), einer generellen Verunsicherung (Was bedeutet das für mich?) oder auch einer deutlichen Verärgerung (Schon wieder zusätzliche Kosten!) liegt. Egal, wie Ihre Reaktion war, es lohnt sich, weiterzulesen.
In diesem Artikel möchte ich nicht auf die technischen Besonderheiten der Einführung der E-Rechnung eingehen, auch wenn es hier die verschiedensten Fallstricke zu beachten gilt. Dazu werde ich mich in einem separaten Artikel äußern. In diesem Artikel möchte ich mich einem gänzlich anderen Aspekt widmen, nämlich der Möglichkeit, die E-Rechnung zu Ihrem Vorteil zu nutzen.
Wenn Sie sich schon mit der Kostenseite der E-Rechnung beschäftigt haben, dann werden Sie vermutlich bereits ein differenziertes Bild bekommen haben. Die vermeintlichen Wachstumschancen sind diversen Kosten gewichen. Auf der ausgehenden Seite (Ausgangsrechnungen) sieht es gut aus. Für, im Vergleich zum Porto einer Papierrechnung, sehr überschaubare Gebühren können Sie die Rechnungen automatisch verschicken. Wenn Sie vorher schon alles über PDF-Rechnungen verschickt haben – nun, im besten Fall ein Nullsummenspiel (Ihr System kann z.B. ZUGFeRD erzeugen), im schlechtesten Fall müssen Sie zumindest Einrichtungskosten in die Hand nehmen.
Auf der eingehenden Seite sieht es noch etwas unattraktiver aus. Aus dem einfachen Empfang von Papierrechnungen wird ein durchaus komplexer Prozess aus technischem Empfang, Archivierung und ggf. Visualisierung, also die Wandlung in ein lesbares Format, wenn Sie eine X-Rechnung bekommen, die nur aus kryptischen ASCII-Zeichen besteht.
Worin bestehen denn nun die Chancen zum Wachstum, werden Sie sich fragen?
Was für eine Mogelpackung, richtig?
Nun, nicht ganz. Genau genommen steckt in der E-Rechnung ein ganz erhebliches Potenzial für Ihr Unternehmen. Der Schlüssel steckt in dem Begriff „qualifizierte elektronische Daten“. Was meine ich damit?
Für viele Unternehmen war bereits der Übergang vom Papier zum PDF-Dokument ein großer Schritt. Man sah sich auf dem Pfad der Digitalisierung ganz weit vorne, es wurde reichlich Papier und Porto eingespart. Aber wenn man genau hinschaut, dann haben beide Formate eines gemeinsam: Bei der Eingangsverarbeitung wird immer noch ein Eiweißcomputer (auch bekannt als „Gehirn“ oder „Human-Ressource“) benötigt. Ein PDF ist zwar streng genommen digital und kann auch mit entsprechenden Techniken sehr verlässlich und einfach ausgelesen werden. Aber eben nur die Zeichen auf dem Dokument, nicht die Bedeutung dieser Zeichen. Zu erkennen, dass es sich bei dieser Zeichengruppe um das Datum handelt und bei jener Zeichengruppe um die Bestellnummer, das ist auch für heutige moderne Systeme immer noch eine Herausforderung. Ganz besonders schwierig wird es, wenn bei solchen Dokumenten die Positionsdaten verlässlich auslesen werden sollen.
Hier spielt die E-Rechnung ihre Stärke aus: die einzelnen inhaltlichen Elemente der Dokumente („Felder der Rechnung“) werden eindeutig qualifiziert. Ihr System weiß ganz genau, was das Datum, die Adresse, die Zahlungsbedingung, usw. ist. Damit ergibt sich die Möglichkeit einer vollautomatischen Verarbeitung aller Eingangsrechnungen. Die Belege können automatisch empfangen, vorerfasst, über einen Dreiwege-Match geprüft, regelbasiert freigegeben und gebucht werden. Menschliche Interaktion ist nur bei Preis- oder Mengenabweichungen oder Formfehlern erforderlich.
Falls Sie bereits ein halbwegs modernes Warenwirtschaftssystem besitzen, sind die hierfür benötigten Funktionen mit hoher Wahrscheinlichkeit bereits vorhanden. Es müssen nur verschiedene Systemeinstellungen festgelegt und vorgenommen werden.
Das ist alles? Nicht ganz.
Die praktische Erfahrung zeigt, dass der Prozess doch noch etwas weitreichender betrachtet werden sollte. Ein Grundprinzip bei der Arbeit mit ERP Systemen („Enterprise Resource Planning“ – Integrierte Warenwirtschaftssysteme) ist, dass die Daten gleich von Anfang an richtig erfasst werden. Das schließt die allgemein ungeliebten Stammdaten mit ein. Wenn z.B. die im System hinterlegten Preisinformationen für den Einkauf nicht aktuell sind, dann kann die automatische Rechnungsprüfung nicht zum Erfolg führen und der Beleg wird als Ausnahme ausgesteuert. Gleiches gilt für Zahlungsbedingungen, Kontoverbindungen, etc. Der bisherige Prozess mit einer menschlich unterstützten Rechnungsprüfung hat für solche Fälle die Korrekturinstanz fest im Prozess installiert. Bei der oben dargestellten automatischen Verarbeitung entfällt dieser Schritt und damit ergibt sich die Notwendigkeit, dass alle benötigten Daten von vornherein korrekt und aktuell sein müssen, damit der Ablauf funktioniert.
Weiterhin muss für die automatische Rechnungsprüfung die Bestellung zwingend über das ERP-System erfolgen. Sogenannte „Kostenrechnungen“, ohne dem System bekannte, vorlaufende Prozesse können zwar automatisch vorerfasst werden, was einen Wert an sich darstellt, eine automatische Rechnungsprüfung ist allerdings nicht möglich.
Diese veränderten Prinzipien und die geänderten Prozesse erfordern ein Umdenken der Organisation und ein Brechen mit lieb gewonnenen Gewohnheiten.
Dies stellt manchmal eine ganz eigene Herausforderung der Führung des Veränderungsprozesses der Organisation dar. Ein Thema, das einen eigenen Artikel wert ist.
Mit diesen Beispielen möchte ich Ihnen verdeutlichen, dass in der E-Rechnung erhebliches Potenzial zur Prozessvereinfachung steckt. Allerdings muss der Begriff „Prozess“ weiter gefasst werden als nur die Funktion der Buchung von Eingangsbelegen, sondern übergreifend über die gesamte Supply Chain und die Organisation. Dann kann die E-Rechnung ihre Stärke ausspielen.
In den folgenden Artikeln werden wir weitere Detailaspekte einer erfolgreichen Einführung von E-Rechnungen beleuchten. Gerne unterstützen wir Sie aber auch individuell bei der Optimierung Ihrer Prozesse und Systeme. Sprechen Sie uns gerne an für ein unverbindliches Beratungsgespräch oder vereinbaren Sie direkt einen Termin über unser Kalendertool.
Jens Uwe Möller Dipl.-Ing. (TU)
Head of Business Development
Aufbauend auf seiner über 30-jährigen Beratungs- und Führungserfahrung in unterschiedlichsten Branchen ist Jens für die Geschäftsentwicklung in der SGH verantwortlich. Er ist unter anderem Experte für die technologiebasierte Transformation von Organisationen und für Zentralregulierung. In seiner Rolle unterstützt Jens die Kunden der SGH bei der Entwicklung maßgeschneiderter innovativer und ganzheitlicher Lösungen.